Jemnosti psychológie obchodnej komunikácie

Obchodná komunikácia sa zásadne líši od rozhovorov o každodenných témach. Jemnosť psychológie tohto typu rozhovoru si vyžaduje vytvorenie etikety, aby sa uzavrela vzájomne výhodná spolupráca.

Obchodná komunikácia je vytvorenie komplexného viacstupňového procesu vytvárania vzťahov medzi partnermi, ktorých spájajú spoločné profesionálne záujmy. Charakteristickou črtou je prísne správanie v rámci stanovených hraníc, limitované etiketou úradníckych aktivít so zákrutom národnej tolerancie.

Etiketa sa podriaďuje dvom kategóriám – zoznamu predpisov a pokynov. Posledné predstavujú postoj zamestnancov k vyššej pozícii, zatiaľ čo normy sú psychologické aspekty interakcie medzi zamestnancami s rovnakým postavením v systéme kariérneho rebríčka.

Obe skupiny však dodržiavajú všeobecné požiadavky zdvorilej spolupráce. Osobné záujmy, nesympatie a negatívne nálady by nemali ovplyvňovať priebeh práce.

Kultúra komunikácie je v niekoľkých hlavných etapách, ktoré zabezpečujú ďalšie vzťahy medzi obchodnými partnermi:

• Zdvorilý pozdrav, ktorý má ukázať druhej osobe priateľskú povahu. Ľudia by si v rámci spoločných aktivít mali dôverovať;
• Zoznámenie znamená nadviazanie kontaktu, aby sme sa navzájom vizuálne reprezentovali;
• Zameranie na konkrétnu tému;
• Diskusia o vytýčenom cieli alebo riešení citlivej otázky;
• Výsledok rozhovoru.

Znalosť pravidiel obchodnej komunikácie umožňuje človeku rýchlo stúpať po kariérnom rebríčku, čím sa zvyšuje jeho postavenie a význam v spoločnosti. V procese zdokonaľovania si jedinec tvorí určitú štýl správania, ktorý vo väčšine prípadov závisí od typu činnosti:

1. Humanistický... Tento prístup si získava čoraz väčšiu obľubu, keďže ide o poskytovanie podpory a spoločné hľadanie riešenia problému. Zamestnanec je vnímaný ako osoba s individuálnymi vlastnosťami, berúc do úvahy jeho emócie a charakter;
2. Manipulatívne. Manažér alebo kolega používa partnera ako nástroj na dosiahnutie konkrétnych cieľov. Napríklad osobná prísna kontrola plnenia úloh je manipuláciou jedného partnera nad druhým;
3. Rituálny štýl, na rozdiel od humanistického implikuje vytvorenie požadovaného statusu v spoločnosti. Obchodné a osobné vlastnosti sa vymazávajú na pozadí určitej „masky“, ktorej vlastnosti boli vopred stanovené. Ide o každodennú rolu každého zamestnanca, ktorá sa tvorí individuálne.

Znalosť komunikačnej politiky umožňuje nadväzovať obchodné kontakty, pretože obchodná komunikácia je neoddeliteľnou súčasťou riadenia organizačných procesov. Majitelia, manažéri a zamestnanci musia efektívne komunikovať svoje myšlienky a nápady s ostatnými ľuďmi vo vnútri aj mimo spoločnosti.

Tento typ komunikácie v práci je verbálny prenos informácií. Verbálna komunikácia môže mať formu stretnutí, osobných rozhovorov, telefonických rozhovorov a videokonferencií. Je to najlepší typ obchodnej komunikácie, pretože umožňuje účastníkom, aby sa navzájom vizuálne hodnotili.

Neverbálnu komunikáciu predstavujú obchodné poznámky, úradné listy, dokumenty a rôzne oznámenia. Aby bolo možné poslať rovnaký typ správy viacerým ľuďom, má neverbálna komunikácia praktický význam. Môže pomôcť pri prenose technických pokynov a demonštrovať schémy, grafy, ktoré je potrebné prezerať, aby fungovali.

Taktiež neverbálna komunikácia pri osobnom stretnutí sa prejavuje rôznymi gestami, postojmi a mimikou. Správanie prináša ďalšie informácie pre partnera a pomáha mu vyvodiť vhodné závery.

Technológia otvorila nové formy obchodnej komunikácie. E-mail, webové konferencie, sociálne siete vám umožňujú viesť obchodnú komunikáciu s viacerými osobami súčasne. Oficiálne stránky spoločností znižujú úroveň komunikácie so spotrebiteľom a zároveň demonštrujú silné kvality a charakteristiky spoločnosti.

Pri nadväzovaní obchodného vzťahu je však dôležitá priama komunikácia, ktorá pomáha nadviazať očný kontakt a tvorí vizuálnu reprezentáciu partnera. Je dôležité, aby obe strany boli v rovnakom čase a priestore, nakoľko je potrebné, aby účastníci urobili dobrý dojem. Osobná prítomnosť môže mať silný vplyv na celý proces obchodnej komunikácie.

Priamy kontakt nie je vždy možný v závislosti od situácie. Presne tak, ako aj diskusia o problematike s viacerými osobami vytvára bariéru pre výmenu informácií. V dôsledku toho má obchodná komunikácia inú formu interakcie:

• Obchodná korešpondencia... Rozkazy, listy a vyhlášky sú nepriamou formou komunikácie. Písomná komunikácia je nevyhnutná na riešenie konfliktných alebo akútnych situácií tak v rámci organizácie, ako aj medzi právnickými osobami;
• tlačová konferencia zahŕňa informovanie verejnosti o aktuálnych problémoch prostredníctvom stretnutia úradníkov so zástupcami médií;
• Stretnutie. Vykonáva sa priamo v rámci organizácie s cieľom sformulovať a vyriešiť problém medzi zamestnancami. Manažér potrebuje diskutovať o pracovných činnostiach s viacerými zamestnancami súčasne.

V priebehu profesionálnej činnosti vznikajú rôzne situácie, ktoré zahŕňajú formy obchodnej komunikácie. Niektoré sa nedajú vyriešiť bez konfliktov, iné si vyžadujú tolerantný prístup. Proces brzdia emocionálne výbuchy jednotlivcov obhajujúcich svoj vlastný názor.

Osobné charakteristiky dopĺňa definíciu obchodnej komunikácie. Interakčné strany dodržiavajú zavedenú etiketu, ktorá sa vyvíja v závislosti od národných a profesionálnych charakteristík. Nemalý vplyv na priebeh rozhovoru má aj psychológia, jazykové správanie a vnímanie štátneho aparátu účastníkmi.

Stratégia, ktorá tvorí základ rozhovoru, musí byť zvolená správne. Na tento účel sa odporúča najprv vziať do úvahy vlastnosti partnera:

• typ temperamentu a prejav emócií;
• jazykové vlastnosti;
• národné zvyky;
• profesionálna sféra;
• pozícia v spoločnosti;
• tolerancia a postoj k ľuďom inej národnosti.

Etika vo filozofii obchodnej komunikácie zohráva dôležitú úlohu, ktorá je dnes naliehavým problémom. Takmer každý robí obchodnú transakciu denne. Okrem toho podstatná časť života patrí k účasti a príprave na profesionálnu činnosť.

V rámci komplexných etických programov má mnoho spoločností vypracované interné zásady, ktoré riešia kultúrne správanie zamestnancov. Politika sa implementuje tak v jednoduchých výzvach na dodržiavanie všeobecných pravidiel kultúry, ako aj v podrobnejšom kódexe.

Ten obsahuje špecifické požiadavky na správanie, ktoré vyjadrujú očakávania spoločnosti od pracovníkov. Interná politika je tiež zoznam odporúčaní na riešenie niektorých bežných problémov, ktoré vznikajú pri podnikaní.

Podnikateľská etika je založená na dvoch oblastiach: pragmatizmus a predpis. Prvým princípom je vyťažiť maximálny úžitok z viacerých ľudí. Náklady by mali byť kompenzované kumulatívnymi výhodami obchodných kontaktov a dohôd.

Morálny príkaz je taký rozhodnutia jednotlivca by nemali závisieť od dôsledkov a pravidiel diktovaných spoločnosťou. Organizácia by napríklad nemala spotrebiteľovi klamať o službách, ktoré poskytuje.

Znalosť obchodnej etikety je dôležitá, pretože pomáha opýtanému zaujať výhodnejšiu pozíciu. Pri diskusii o cieli by však účastníci rozhovorov mali brať do úvahy vzájomné záujmy a stavať na vzájomných výhodách. Zároveň je potrebné obhajovať pozície dobre definovanou rečou a správne formulovať svoje myšlienky. Dosiahnutie pozitívneho výsledku závisí od vzájomného porozumenia a spolupráce oboch strán.

Oblasť obchodnej komunikácie zasahuje takmer do všetkých oblastí každodenného života. Takáto rozsiahla interakcia nie je výnimkou zo zoznamu medziľudských komunikácií, ktoré si vyžadujú úpravu procesov.

Priebeh procesov obchodných rokovaní je založený na základných princípoch:

• Obchodná komunikácia ovplyvňuje nielen diskusiu o konkrétnych problémoch, ale aj osobné vzťahy účastníkov rozhovoru. Akýkoľvek kontakt teda nie je úplný bez medziľudskej kolízie;
• Každý človek iniciuje kontinuitu rozhovoru prostredníctvom verbálnych a neverbálnych gest. Vďaka takýmto správam partner vyvodzuje závery a simuluje súčasnú situáciu;
• Cieľavedomosť. Každý komunikačný akt má špecifický cieľ: nadviazať obchodný kontakt alebo vyriešiť všeobecný problém. Spolu s ním existujú aj latentné úlohy. Napríklad pri opise problému s cieľom sprostredkovať podstatu stretnutia dokáže prezentujúci nevedomky publiku preukázať erudíciu a výrečnosť;
• Multidimenzionalita je založená nielen na cirkulácii informácií medzi účastníkmi, ale aj na vhodnej regulácii vzťahov. Rozhovor je vysielanie osobných údajov a dohoda medzi obchodnými partnermi. Zároveň dochádza k prejavu citového zázemia medzi jednotlivcami. Napríklad jeden z účastníkov rozhovoru je schopný vyjadriť dominantné postavenie vo vzťahu k svojmu partnerovi.

Pravidlá správania určujú tón rozhovoru. Akékoľvek nesprávne gesto a neopatrné slovo môže narušiť mnohomiliónový obchod, zatiaľ čo benevolentná dispozícia pomôže uzavrieť lukratívnu zmluvu. Pre pozitívny výsledok obchodnej komunikácie je dôležité poznať zoznam základných noriem.

Je potrebné udržiavať optimálne tempo rozhovoru a využívať psychologické techniky. Pomalá konverzácia odvádza pozornosť partnera od hlavnej výmeny informácií. Na druhej strane je vďaka rýchlej reči takmer nemožné sprostredkovať poslucháčovi potrebné informácie. Striedaním dlhých a krátkych správ možno dosiahnuť pozitívny výsledok.

Podnety preplnené informáciami by sa mali rozdeliť na menšie, ľahko stráviteľné. Nepoužívajte však len krátke pasáže, ktoré nepôsobia želaným dojmom.

Pri vytváraní obrázka sa odporúča dodržiavať niekoľko noriem, ktoré zvyšujú percento úspechu:

1. Začiatok rozhovoru by nemal byť zaťažujúci obchodnými návrhmi. Hovorca ich môže prijať ako agresívne útoky, na ktoré okamžite zareaguje extrémnou nechuťou k rozhovoru;
2. Správne položené otázky pomôžu priviesť partnera na správnu myšlienku a rozriediť napätý rozhovor;
3. Nemali by ste otvorene vyjadrovať svoj vlastný názor. Ak sa tomu nedá vyhnúť, potom je potrebné zamaskovať myšlienku pod subjektívny názor, vyjadrený jemne a nenápadne;
4. Obchodná komunikácia si vyžaduje rešpektovanie etikety. Prekračovanie hraníc kultúrnych noriem negatívne ovplyvňuje priebeh komunikácie;
5. Neodporúča sa vyjadrovať hotové riešenia.Povzbudzovanie sebaukazovania prispieva k dispozícií partnera a priaznivému výsledku medziľudského kontaktu.

Schopnosť formulovať myšlienky a správna stratégia môžu zvýšiť šance na dosiahnutie cieľa. Účastníci si zároveň musia plniť svoje úlohy v rámci vzájomne výhodnej spolupráce. Účastníci rozhovoru musia navzájom brať do úvahy svoje záujmy a rešpektovať zavedené kultúrne normy.

Pri obchodnej komunikácii by ste nemali opustiť profesionálny priestor. V každodennom živote môže byť partnerom manažér aj zamestnanec strednej úrovne. Obaja účastníci spĺňajú úlohu profesionálnej činnosti. V práci je dôležitá spolupráca a aktívna interakcia.

Ďalšie informácie o najdôležitejších obchodných komunikačných zručnostiach nájdete v nasledujúcom videu.