Ako viesť obchodné rokovania?

V modernom svete sa čoraz väčší význam pripisuje schopnosti správne a správne viesť obchodné rokovania. Táto zručnosť je dôležitá najmä pre tých, ktorí budujú vlastný biznis, pre lídrov firiem, manažérov a top manažérov. Obchodné rokovania však neznamenajú len stretnutia na vysokej úrovni, kde sa prijímajú strategické rozhodnutia o interakcii a rozvoji podnikania. Technicky táto oblasť zahŕňa akúkoľvek komunikáciu predstaviteľov spoločnosti v pracovnom čase a k pracovnej záležitosti.

Obchodné rokovania zvyčajne znamenajú osobitnú formu obchodnej komunikácie zameranú na dosiahnutie dohody v rámci spoločnej komunikácie, výmeny názorov a návrhov. V ideálnom prípade je konečným cieľom vzájomný alebo jednostranný zisk. Dôvodov môže byť veľa, ale všetky sa dajú rozdeliť na štyri hlavné typy.

Rokovania sa môžu o niečom viesť za každých okolností, začať s cieľom dosiahnuť určitý cieľ alebo sa obmedziť na riešenie niekoľkých aktuálnych otázok. samozrejme, že čím je dôvod globálnejší, tým viac nákladov si vyžiada úspešná implementácia.

Existuje niekoľko hlavných klasifikácií typov obchodných rokovaní.

• Podľa povahy delia sa na oficiálne - prebiehajúce v prísnej atmosfére a podliehajúce dokumentácii podľa protokolu, alebo neformálne, prebiehajúce v neformálnej, polopriateľskej atmosfére.
• Podľa okruhu zainteresovaných osôb rozlišovať medzi vnútornými a vonkajšími poddruhmi. Interné sú vedené v rámci jedného tímu, pričom možno diskutovať o organizačných a interpersonálnych otázkach, vymedzení funkcií a plánovaní a stratégiách všeobecného rozvoja spoločnosti.Externé rokovania prebiehajú s klientmi, zákazníkmi alebo obchodnými partnermi.
• Typ vyjednávania určuje sociálny status strán. Rokovania medzi partnermi a kolegami, ktorí zastávajú približne rovnakú pozíciu, sa nazývajú rovnocenní. Komunikácia medzi šéfom a podriadeným alebo ľuďmi rôznych úrovní je nerovnomerná.

Vyjednávanie je zložitý a viacstupňový proces, ktorý si vyžaduje veľa znalostí a nákladov. Jednou z najťažších etáp, ktorá často určuje výsledok rokovaní dlho pred ich začiatkom, je príprava. Práve v tejto fáze by ste si mali definovať svoje ciele a zvoliť stratégiu, miesto a čas. Je to tiež skvelá šanca zbierať a spracovávať informácie a zároveň všetko plánovať.

Mali by ste začať jasným a jednoznačným vyhlásením cieľa rokovaní. Ďalej je lepšie rozdeliť cieľ na niekoľko sekvenčných úloh a určiť stratégiu, taktiku a metódy ich dosiahnutia. Pri analýze by sa mali brať do úvahy nielen všetky známe informácie o súperovi, jeho zamýšľaných cieľoch a spôsoboch ich dosiahnutia, ale aj jeho vlastné zdroje. Pri premýšľaní nad argumentáciou je lepšie pokúsiť sa predvídať možnú reakciu partnera, premýšľajte o tom, ako ho môžete presvedčiť, aké fakty a záruky poskytnúť.

Pokiaľ sa nepoužíva konfrontačný štýl vyjednávania, ktorý je zameraný na dosiahnutie cieľa za každú cenu, bolo by rozumné vopred identifikovať body možného kompromisu. V partnerských rokovaniach spravidla zohrávajú významnú úlohu vzájomné ústupky, prinajmenšom nepodstatné kroky voči sebe. Malo by to byť založené na pochopení toho aj druhá strana má záujem na vzájomnej dohode, čiže dohoda je spočiatku možná.

Dôležitým faktorom je aj výber miesta na rokovanie. Dizajn interiéru, použité farby, objem miestnosti a dokonca aj vzdialenosť od miesta stretnutia pôsobí na človeka psychologicky, čo úspešne využívajú skúsení vyjednávači. Sú tri možné možnosti: stretnutie na vlastnom území, na súperovom území a na neutrálnom. Každý z nich má svoje klady a zápory, na ktorých môžete obmieňať štýl správania a metódy dosahovania výsledkov.

• Ak sa stretnutie koná na vašom vlastnom území, vyjednávač alebo tím vníma podvedomú psychologickú výhodu v známom bezpečnom prostredí. Je tiež možné zorganizovať priestor pre seba, pričom spočiatku vnútite súperovi svoje vlastné poradie akcií. Negatívnu úlohu však môže zohrať aj prílišná uvoľnenosť, ktorá oslabuje pozornosť a koncentráciu.
• Cudzie územiena základe vyššie uvedeného rovnako hrá do rúk súpera. Okrem toho si cesta na miesto konania a miesto konania bude vyžadovať čas a úsilie. Na druhej strane však táto situácia prináša množstvo bonusov. Môžete napríklad zostaviť psychologický portrét súpera na základe jeho vnútorného neverbálneho rozhodnutia. Môžete sa tiež jasnejšie, bez rozptyľovania, sústrediť na rokovania, alebo dokonca v prípade potreby podržať „zabudnuté“ dokumenty a získať čas.
• Stretnutie na neutrálnom území je mnohými odborníkmi považovaná za najlepšiu možnosť. Strany sú v rovnocennom postavení, čo spĺňa základnú požiadavku princípu spravodlivosti.Toto rozhodnutie vedie k tomu, že partneri sa môžu spoľahnúť len na svoje vyjednávacie schopnosti.

Pri vedení obchodných rokovaní existujú dva hlavné prístupy: konfrontačný a partnerský. Voľba stratégie priamo ovplyvňuje priebeh a štýl komunikácie, určuje vzťah strán a stanovuje pravidlá pre všetku komunikáciu. Hlavným rozlišovacím znakom je získanie jednostranného alebo vzájomného prospechu.

V modernej obchodnej etikete je partnerský prístup najobľúbenejší, hoci alternatívna možnosť má veľa priaznivcov. Odporcovia konfrontačného štýlu považujú jeho metódy za príliš agresívne a nemorálne, Priaznivci sa na druhej strane stavajú ako skutoční majstri komunikácie a akékoľvek kompromisy a ústupky klasifikujú ako sentimentálne slabosti, ktoré sú pre podnikateľa zbytočné.

• Konfrontačný štýl vyjednávanie vychádza z tézy „Víťazstvo za každú cenu! ". Hlavným kritériom úspešnosti rokovaní je nespochybniteľné a absolútne schválenie všetkých vlastných požiadaviek, akékoľvek ústupky a odchýlky sú považované za zlyhanie stratégie. Konfrontačný prístup je založený na skutočnosti, že s určitou zručnosťou a znalosťou ľudskej psychológie môžete presvedčiť nepriateľa na akékoľvek priaznivé podmienky pre seba.

• Affiliate prístup sa objavil ako protiváha ku konfrontácii a stavia sa ako demokratický a moderný. Samotný koncept partnerstva, ktorý je súčasťou tohto pojmu, znamená rovnaké práva strán na získanie výhod z transakcie. Takéto rokovania sú spravidla založené na sérii vzájomných ústupkov, aby sa nakoniec dosiahol obojstranne výhodný kompromis. Predpokladá sa, že obe strany robia to isté a majú podobný cieľ v rokovaniach. Úlohou majstra je preto vyhladiť ostré rohy a rozpory, priviesť záujmy všetkých strán k spoločnému menovateľovi a nájsť zlatú strednú cestu, ktorá uspokojí všetkých.

Ako viete, každá etiketa je podsekciou etiky, a preto je zrejmé, že obchodná etiketa musí vychádzať zo základných noriem morálky a etiky.

Akútnym etickým problémom v obchodnej komunikácii je aj otázka osobnej slušnosti a zodpovednosti každého a vo všeobecnej rovine - čestný a férový prechod všetkými fázami dialógu. Existencia obchodného protokolu, ktorý upravuje všetky pravidlá správania a komunikácie, od predstavovania a zoznámenia až po telefonické rozhovory a výmenu darčekov, pomáha zefektívniť kontroverzné otázky.

Za roky existencie obchodnej etikety sa vytvorila jasná a usporiadaná štruktúra rokovaní. Začnite formálnymi pozdravmi. Ako prví sa zdravia zástupcovia hostiteľskej strany. Hostiteľom je spravidla ten, na ktorého území prebiehajú rokovania, ale ak sa zvolí neutrálne miesto, hostiteľom je strana, ktorá stretnutie iniciovala. Tá rieši aj sedenie účastníkov podľa protokolu.

Považuje sa za neslušné začať schôdzku priamo v jadre veci.... Skutočným umením vyjednávania je prejsť k problému postupne, preč od bežných neformálnych fráz a tém. Takýto prístup vám pomôže obľúbiť si účastníkov rozhovoru a vyjadriť im svoj rešpekt a záujem.

Túžba vyvinúť tlak na partnera, prinútiť ho urobiť potrebné rozhodnutie, nenatiera ani vyjednávača. Je potrebné vyhnúť sa priamym otázkam vyžadujúcim okamžité riešenie. Efektívnejšou a etickejšou taktikou je dať protivníkovi čas na premyslenie a analýzu.

Dôležitým faktorom je aj vzhľad partnerov. Ak nie je dohodnuté inak, štýl obliekania má byť oficiálny – oblek a kravata fádnych farieb. Vyzliecť si sako alebo uvoľniť uzol na kravate sa považuje za zlú formu – aspoň predtým, ako vám to šéf prijímajúcej strany navrhne.

V ére globalizácie, internetu a rýchleho cestovania sú obchodné väzby s inými krajinami a národmi čoraz bežnejšie. Napriek všeobecnej túžbe po tolerancii a vytvorení spoločného celosvetového obchodného protokolu by sa mali rešpektovať národné a kultúrne tradície iných národov. Niektoré vzorce správania sú podobné, no existujú aj výrazné rozdiely, ktoré niekedy sťažujú komunikáciu. Pre Európana je napríklad ťažké pochopiť zložitosť japonskej etikety a najmä japonské zdvorilé odmietnutie, ktoré znie ako vyhýbanie sa priamej odpovedi.

však umenie vyjednávania je v zásade založené na schopnosti porozumieť a cítiť nuansy psychológie a stavu partnera... Každý rozhovor je jedinečný a vyvíja sa podľa vlastného originálneho scenára. Nestačí si len stanoviť cieľ a dosiahnuť ho. Na konci by ste mali určite vykonať podrobnú analýzu toho, čo sa stalo, pochopiť, čo fungovalo a čo nie, aké chyby sa urobili a čo pomohlo ku kompromisu.

Skúsený majster sa vyznačuje schopnosťou nielen dodržiavať protokol a dosiahnuť cieľ, ale aj rozlišovať typy rokovaní a konať v súlade s nimi.

Konečným, konečným bodom však nie je dohoda a podpis obchodu, ale jeho kvalitné a včasné prevedenie. Táto posledná, posledná fáza rokovaní je často nezaslúžene zanedbávaná. Nezabudnite, že takto sa formuje obchodná povesť obchodníka alebo spoločnosti, a to je rovnaká nemerateľná, ale významná hodnota, ktorá vždy ovplyvní všetky nasledujúce rokovania a transakcie.

Povesť sa vytvára aj v samotnom procese komunikácie, pričom v prípade nerešpektovania partnera alebo porušenia protokolu má dodatočný pozitívny aj opačný vplyv.

Pre efektívne vyjednávanie je potrebné určiť preferovanú stratégiu. Odborníci identifikujú tri hlavné stratégie, ktoré sú vhodné pre určité podmienky. Voľba závisí od správneho a objektívneho posúdenia ich vlastných pozícií a schopností a ostatných účastníkov dialógu. S určitou vyjednávacou schopnosťou však môže každá stratégia viesť k úspešnému dokončeniu obchodu.

V prvom rade by sa mali dôkladne analyzovať parametre, ako je psychologický portrét účastníkov rozhovoru, úroveň ich kultúry a štandardy komunikácie a interakcie medzi nimi. Mali by ste tiež vziať do úvahy formát stretnutí a rozsah cieľov a zámerov.

• Prvá stratégia je známa tým, že je agresívna a priamočiara., nie nadarmo sa tomu hovorí aj taktika „primitívnych“ či „bazárových“ rokovaní. Hlavnou pákou je v tomto prípade osobná charizma obchodníka, ktorému ide len o zisk za každú cenu. Neberie sa do úvahy perspektíva ďalšej spolupráce, zachovanie pozitívneho imidžu, vzájomná dôvera a pohodlie účastníkov transakcie. Často sa používajú dosť neobratné spôsoby manipulácie, založené na asertivite, aktívnom vnucovaní a často aj klamaní. Príklady takýchto jednorazových obchodov sú živo opísané v histórii vzniku prvých amerických podnikateľov počas zlatej horúčky.

• Druhá stratégia je medzičlánkom medzi chaotickým neregulovaným a civilizovaným trhom. Jeho podstata spočíva v neustálom balansovaní medzi metódami tvrdého a mäkkého tlaku na partnerov. Stratégia je dosť nebezpečná a využíva sa hlavne v situáciách tvrdého súperenia o zdroje a odbytové trhy, kedy nie je čas a príležitosť na siahodlhé diskusie. Na takýchto metódach je založený prakticky celý nelegálny trh, od veľkých prípadov mafie a organizovaného zločinu až po vydieranie a vydieranie.

• Stratégia civilizovaného trhu považovaný za najprogresívnejší a najkreatívnejší. Jeho metódy sú zamerané na vytváranie dlhodobých vzájomne výhodných vzťahov s partnermi. Konverzácia v takýchto podmienkach neznamená vždy rovnosť partnerov, ale nevyhnutne znamená maximálne možné spravodlivé zohľadnenie záujmov strán.

Taktika vyjednávania by sa mala líšiť aj v závislosti od zvolenej stratégie. Taktika sa líši v súbore použitých metód a technológií zameraných na úspešné absolvovanie všetkých fáz procesu. Za najznámejšiu taktiku sa považuje vyčkávanie, tvrdá ofenzíva, pravidelné opakovanie požiadaviek, vyjasňovanie si pozícií, čiastočné ústupky a vyhýbanie sa priamej odpovedi.

Ktoré frázy je zakázané používať pri obchodných rokovaniach sa dozviete z nasledujúceho videa.