Kódex správania v tíme: črty vzťahov v kancelárii

Pre slušné správanie v kancelárii je potrebné v prvom rade poznať etické normy. Pre bezkonfliktnú komunikáciu je to predpoklad. Etická stránka je u každého človeka veľmi dôležitá a zahŕňa veľa faktorov. Pri komunikácii s kolegami musí existovať takt.

Etiketa obsluhy je súčasťou všeobecnej etikety, ktorá zodpovedá za formu vzťahov medzi ľuďmi počas práce. Určuje formu, akou prebieha komunikácia medzi členmi tímu vo vzťahu k sebe navzájom a k šéfovi, vo vzťahu ku klientom organizácie. To platí pre priamu komunikáciu, korešpondenciu, telefonické rozhovory.

Týka sa to najmä kancelárskych pracovníkov, takzvaných „bielych golierov“, pracovníkov verejných služieb, služieb a podobne. Hoci sa formálne vzťahuje na všetky oblasti práce, je nepravdepodobné, že bude možné sledovať jej dodržiavanie v agropriemysle či hutníctve. Stalo sa, že ľudia, ktorí pracujú vo fyzicky ťažkých a nebezpečných podmienkach, prichádzajú do užších vzťahov a často komunikujú mimo striktných konvencií.

Z funkčného hľadiska etiketa služieb sleduje také ciele, ako sú:

1. Stanovenie modelu správania zamestnancov na úrovni jedného zamestnanca a organizácie ako celku – osobná a firemná etiketa.
2. Poskytuje vzťahy podľa reťazca velenia.
3. Predchádza konfliktným situáciám a zlepšuje psychickú pohodu v kolektíve.

Tieto funkcie sú stelesnené v takých špecifických formách:

• vnútrokolektívne vzťahy zamestnancov rôzneho pohlavia;
• vedenie vrcholového manažmentu nad nižším;
• nábor nových zamestnancov a ich integrácia do tímu;
• riešenie kontroverzných a konfliktných situácií;
• prepúšťanie zamestnancov;
• definícia štýlu pre obchodnú korešpondenciu a iné.

Všeobecné pravidlá sú vyjadrené v súlade s nasledujúcimi zásadami:

1. Slušnosť... Úctivé oslovovanie kolegov nastavuje pozitívny prístup k ďalšej komunikácii. Keď hovoríte o kolegoch vo formálnom prostredí, osobné zámeno „vy“ by ste mali vždy použiť, aj keď sú to vaši priatelia mimo pracovného času. Z tohto pravidla neexistujú žiadne výnimky.
2. Skromnosť. Vysoké zásluhy nepotrebujú zbytočnú reklamu, ale sú už zrejmé. Prípadnú závisť na vašich úspechoch by ste nemali zúrodňovať sebachválou.
3. Takt. Schopnosť vyhladiť rohy v nepríjemnej situácii, napríklad keď niekto urobí chybu, dodá rešpekt zo strany páchateľa. A absencia nevhodných otázok a komentárov prispeje k vytvoreniu a upevneniu príjemnej atmosféry v tíme a bude klásť dôraz na profesionálny prístup k podnikaniu.

Tímové vzťahy možno rozdeliť do nasledujúcich kategórií.

Pre efektívnu prácu ľubovoľného počtu ľudí zapojených do jedného podnikania je hlavnou vecou zručné vedenie. Niet divu, že hovoria: "Lepšie stádo baranov pod kontrolou leva ako stádo levov pod kontrolou barana." Preto je obzvlášť dôležitý pozitívny príklad zo strany úradov. Vedenie tímu možno rozdeliť do troch častí:

1. Typ ovládania.
2. Vybudovaný model správania medzi podriadenými.
3. Osobné správanie vedúceho v tíme.

Stojí za zmienku, že existujú dva hlavné vzdelávacie modely:

1. Urobte to isté ako ja.
2. Nerobte to, čo ja, robte, ako hovorím (moja skúsenosť bola neúspešná, ale radím vám, aby ste to urobili lepšie).

Aby ste vytvorili úrodnú pôdu pre prácu zvereného tímu, mali by ste urobiť nasledovné:

• Udržujte mierny odstup od podriadených. Nemali by ste nadviazať osobné, priateľské vzťahy, najmä románik, ale je tiež nevhodné stať sa dozorcom. Najlepšou možnosťou by bolo niečo medzi.
• Poskytnite informácie o urgentných plánoch v odmeranom objeme a forme. Netreba viesť tím naslepo, ale rovnako sa neoplatí odkrývať všetky karty. Určte, ktoré zo znejúcich môžu podriadení použiť, odrežte všetky nepotrebné.
• Oslávte dobré nápady zamestnancov nielen finančne, ale aj slovne. Na jednej strane je to ďalší stimul pre váženého človeka, jeho uznanie: šampióni bojujú tvrdšie o nové medaily. Na druhej strane motiváciou pre ostatných zamestnancov je tlačiť: nikto nechce byť posledný, najhorší alebo zbytočný. Nedávajte však všetky vajíčka do jedného košíka.
• Komentáre by mali obsahovať informácie, ktoré pomôžu podriadenému pochopiť chybu a ako ju opraviť. Zdržte sa emocionálnych útokov a nadmernej kritiky, ponížený zamestnanec už nie je spojencom.

• Ak jeden z podriadených nereaguje pozitívne na chyby zaznamenané vo svojej práci, neustále malé komentáre nepomôžu, ale spôsobia iba podráždenie. Stojí za to premýšľať o zmene prístupu, možno predmetné informácie neboli správne vnímané.
• Stanovte jasné pravidlá správania sa podriadeným a udržujte zavedený poriadok.Nemôžete niesť zodpovednosť za porušenie, ktoré nebolo oznámené, aj keď je opodstatnené.
• Sledujte organizáciu pracovného priestoru pre tím, v prípade potreby vykonajte úpravy. Podriadení by si nemali sadnúť na hlavu - to prispieva k rozkladu disciplíny a vytváraniu rôznych nepracovných momentov. Usporiadanie nábytku v kancelárii vodcu by malo podvedome naznačovať, že osoba, ktorá vstúpila, je podriadená, ale nie je potrebné tlačiť alebo utláčať, nestojí za to postaviť trón a kroky.
• Určite formu, akou môžu podriadení vyjadriť nesúhlas. Po prvé, vytvorenie svätožiary neomylnosti vedenia je anti-motivácia, ani jeden otrok v duši nikdy nemiloval svojho faraóna. Po druhé, úplne každá osoba sa môže stať zdrojom cenného nápadu alebo doplnku k existujúcemu.

Keď príde nový zamestnanec, tím s jeho prostredím je už vytvorený. Do homogénnej hmoty sa pridá nový prvok. Na jednej strane je otázka, ako sa zachová nováčik, ak sa miestna atmosféra ukáže ako nevhodná. V tomto prípade sa buď prispôsobí, alebo odmietne, stane sa vyvrheľom. Na druhej strane je to ťažká situácia aj pre mužstvo. Nový zamestnanec je vnímaný s obavami a nedôverou.

Nebyť súčasťou miestnej hierarchie, vyvoláva nový rebríček, na ktorý budú negatívne reagovať najmä majitelia miest na slnku. Preto pri vstupe do nového tímu je dôležité:

• Správajte sa odmerane, neagresívne, nesnažte sa hory prenášať. Prílišná aktivita a asertivita, prejavujúca sa v súvislosti s túžbou ukázať sa, podporená vonkajším sebavedomím, či už prirodzeným alebo predstieraným, vytvorí dojem votrelca, ktorý sa prechádza ponad ich hlavy a odcudzuje kolektív.
• Vzhľad hrá dôležitú úlohu, oplatí sa dať prednosť nevzdorovitému konzervatívnemu štýlu, ktorý v spojení s rešpektom k miestnym staromilcom zabezpečí bežný príjem.
• Uprednostnite kontempláciu pred mentoringom. Bez ohľadu na úroveň odborných zručností nechodia do cudzieho kláštora s vlastnou chartou. Predtým, ako navrhnete zaujímavé nápady, zvážte miestne zvyky s rešpektom. Bez ich pochopenia nebude akákoľvek navrhovaná inovácia zohľadňovať miestne špecifiká, čo znamená, že nenájde odozvu.
• Je lepšie viesť rozhovory o neutrálnych témach, napríklad o pracovných záležitostiach. Hľadajte názory nových kolegov, pýtajte sa a požiadajte o radu. Robte to však s mierou, inak budete vyzerať ako laik. To uzná profesionalitu vašich spolupracovníkov a prejaví im rešpekt.

• Pri prosbe o radu pozorne počúvajte, inak nadobudnete dojem, že sa to robí pre vzhľad, ďakujeme za poskytnutú pomoc.
• Nevyjadrujte negatívne názory na kolegov, ak nájdete nejakú chybu, obráťte sa osobne na osobu, ktorá to urobila a opýtajte sa, či je to naozaj potrebné. Irónia a sarkazmus sú neprijateľné.
• V prípade vznikajúceho konfliktu sa snažte otočiť rozhovor iným smerom, aj keď sa ukázalo, že ste mali pravdu. Vyjasnenie vzťahu nepomôže vyriešiť problém, ale zhorší vzťah na novom mieste. Po odznení konfliktu sa bude možné ku kontroverznej problematike vrátiť v miernej forme.
• Zúčastnite sa popracovného života tímu, navštevujte slávnostné firemné akcie, spoločné výlety.

• V rozhovoroch by ste sa nemali dotýkať témy osobnosti tohto alebo toho zamestnanca: jeho vek, etnická príslušnosť atď.
• Preukážte úctu svojim nadriadeným, ale nezachádzajte do pochabosti.
• Ak dôjde k vnútrokolektívnemu konfliktu, nestavajte sa na žiadnu stranu.Jedna zo strán sa tak nestane nepriateľom a navyše neutralita prinesie viac výhod a rešpektu na oboch stranách.
• Nemali by ste sa zameriavať na svoju vlastnú vysokú úroveň vedomostí, aj tak to bude viditeľné. Skromnosť kompenzuje nadradenosť v očiach kolegov a šéfovia už posúdia úroveň podľa výsledkov pracovnej činnosti.

Možno teda rozlíšiť nasledujúce vlastnosti, ktorých dôraz pomôže pri adaptácii na nové miesto:

• skromnosť;
• čestnosť;
• zdvorilosť;
• slušnosť;
• takt.

Hlavné chyby v tomto prípade budú:

• sťažnosti na šéfov, výpovede zamestnancov;
• urážky pre maličkosti, napríklad pre vtipy;
• izolácia;
• pomstychtivosť;
• hlučné, vzdorovité správanie;
• flirtovanie;
• poďakovanie sa, servilita;
• nadmerný záujem o osobný život kolegov;
• zameranie sa na niečiu neschopnosť;
• chváliť sa vplyvnými prepojeniami v organizácii;
• negatívne vyjadrenia o bývalom tíme.

Tento vzťah je primárne založený na princípe rovnosti. Komunikácia by preto mala prebiehať nasledujúcim spôsobom:

• Nebyť podriadený jeden druhému, pre rozhovory je lepšie zvoliť neutrálny tón a priateľský výraz tváre s prevahou užitočných informácií v obsahu dialógu, vyhýbať sa rozprávaniu o čomkoľvek. Počet ľudí, ktorí sa chcú napiť z čistej studne, rokmi neklesá.
• Kolegov je lepšie oslovovať „vy“, poteší ich úctivý prístup, plus ďalšie vzťahy. Cena tohto produktu sa rovná 0 a spôsobuje problémy len ľuďom s nadhodnoteným alebo bolestivým sebavedomím a tým, na ktorých vzdelávaní sa nikto nepodieľal.
• Väčšinu času venujte svojim bezprostredným povinnostiam, oplatí sa pomôcť aj kolegom na ich žiadosť, no nepremeniť sa na ťahacieho koňa, na ktorého padnú všetky nepohodlné úlohy.

• V procese boja o bonusy alebo povýšenie prejavte zdržanlivosť, neprejavujte odpor alebo neúctu k súperovi. Uznať ho ako dôstojného súpera a správať sa k nemu primerane len posilní vašu osobnú autoritu v tíme.
• Počas stretnutí, prezentácií a iných skupinových sedení nie je dovolené rušiť niekoho hlásenie, aj keď sú v ňom chyby. Môžete ich označiť po skončení prejavu alebo schôdze.

Špecifickosť interakcie medzi mužom a ženou v podnikateľskom prostredí sa líši od všeobecne akceptovanej etikety. Hodnotenie sa vyskytuje iba na základe pozície a akýkoľvek prejav sexizmu v modernom biznise sa prísne neodporúča. Napriek tomu rodové rozdiely stále ovplyvňujú etiketu komunikácie heterosexuálnych zamestnancov a estetická stránka neovplyvňuje niektoré funkcie, ktoré možno zdôrazniť:

• Počas pozdravu môže ako prvá natiahnuť ruku na potrasenie iba žena. Muž pozdraví ženu vetami ako „Zdravím“ alebo „Ahoj“.
• Keď dôjde ku konfliktu, muž by sa ho mal snažiť uhasiť a urobiť ústupky, hoci to neznamená prijať žiadne podmienky, za jeho vznik je zodpovedná aj žena.
• Žena pozdraví prvá až pri vstupe do miestnosti, kde už sú ľudia, v ostatných prípadoch iniciuje pozdrav muž.
• Pri stretnutí sa oplatí najprv predstaviť ženu a po nej muža.

Informácie o tom, ako správne budovať vzťahy s tímom v práci, nájdete v nasledujúcom videu.