Typy obchodných rozhovorov

Musíte vedieť, ako správne viesť obchodný rozhovor. Mal by byť krátky a informatívny. Počas obchodného rozhovoru sa berú do úvahy najmä otázky ako ďalšia spolupráca, zamestnanie a široká škála transakcií.

V prvom rade je obchodný rozhovor ústnym kontaktom medzi dvojicou ľudí, ktorí majú v úmysle uzavrieť, posilniť alebo ukončiť obchodný vzťah. Po druhé, znamená to verbálnu komunikáciu medzi účastníkmi rozhovoru, ktorí majú právomoc riešiť pracovné problémy, obchodné problémy. Po tretie, pomocou konverzácie sa výsledok dosiahne najrýchlejšie.

Obchodný rozhovor je typ rečovej komunikácie a na rozdiel od iných spôsobov komunikácie, ako je stretnutie, obchodná korešpondencia, telefonické rozhovory, má množstvo výhod:

• Obchodný rozhovor vám umožňuje zamerať sa na partnera alebo skupinu ľudí, ktorí sa ho zúčastňujú, čo znamená, že je osobne orientovaný.
• Priama komunikácia prebieha v príjemnom prostredí pre obe strany, čo vedie k rýchlejšiemu hľadaniu riešení problémov.
• Uvoľnená atmosféra tiež vytvára priaznivejšie podmienky pre nadviazanie pevných osobných vzťahov, čo v procese práce vedie k jednoduchšej komunikácii medzi stranami.
• Dobrá príležitosť na flexibilnejší prístup k predmetu úvahy.
• Skrátenie stráveného času, pretože partner okamžite reaguje na vyhlásenia, prispieva k rýchlemu dosiahnutiu stanovených cieľov.
• Oveľa jednoduchšie je osobne presvedčiť partnera o vašej správnosti a opodstatnenosti požadovaného stanoviska, čo povedie k prijatiu pre vás výhodnejšej ponuky.
• Zohľadňovaním pripomienok a hodnotení z druhej strany úroveň kompetencie manažéra neustále rastie.

Úlohy, ktoré sa dosahujú vedením rozhovoru, sú veľmi rôznorodé.

Obchodný rozhovor obsahuje množstvo funkcií, ktoré sú nevyhnutné pre rokovania. Tie obsahujú:

• pracovníci v jednej oblasti môžu okamžite diskutovať o naliehavých problémoch a nájsť ich riešenie;
• byť v jednej miestnosti partneri spoločne hľadajú riešenia a zvažujú sa aj rôzne nápady, ako sa priblížiť k cieľu;
• vysoká pravdepodobnosť uzatvárania obchodov výhodných pre podnikanie;
• súčasné obchodné aktivity sú koordinované, čo vedie ku kontrole kvality vykonávaných úloh;
• obchodné kontakty sa dajú ľahko udržiavať na primeranej úrovni počas rozhovoru, a nie počas korešpondencie;
• dochádza k stimulácii zamestnancov prostredníctvom motivačných nápadov k aktívnej účasti na podnikaní.

Pracovné pohovory možno viesť v troch rôznych situáciách: prijatie nového zamestnanca, prepustenie alebo poučný rozhovor o disciplinárnych porušeniach.

Pracovný pohovor sa koná vo formáte Q&A, ktorý je skôr ako vedenie pohovoru. Hlavnou vecou je získať spoľahlivé informácie o novom zamestnancovi, aby bolo možné identifikovať jeho profesionálne kvality.

Hlavné úlohy pohovoru pri uchádzaní sa o prácu:

• zistiť dôvod, prečo si človek hľadá prácu;
• určiť jeho spôsobilosť v požadovanej pracovnej oblasti;
• identifikovať jeho slabé a silné stránky, hlavné povahové črty, prípadne zvláštnosti temperamentu;
• informovať sa o úspechoch, ktoré zamestnanec dosiahol v minulosti;
• opýtať sa, aký plat očakáva;
• určiť, aké pokyny očakáva od orgánov;
• určiť, akí šéfovia sú pre neho dobrí a efektívni.

Rozhovor pri prepustení zamestnanca z práce sa delí na dva typy: prepustenie z vlastného rozhodnutia a nátlak (z dôvodu zníženia počtu zamestnancov atď.).

Pri vedení prvého typu rozhovoru je potrebné:

1. Identifikujte skutočný dôvod prepustenia zamestnanca.
2. Zistite, ako bol motivovaný, čo spôsobilo takéto rozhodnutie (možno nespokojnosť s výrobným procesom alebo nepozornosť zo strany manažéra, zášť voči kolegom).
3. Zistite, čo mu v práci nevyhovovalo a naopak. Tretia fáza je najinformatívnejšia.

Potreba takéhoto rozhovoru spočíva v hlavnej úlohe šéfov - starať sa o nápravu chýb v riadiacich činnostiach a sledovať to na každej úrovni výroby.

Rozhovor so zamestnancom, ktorý musí dostať výpoveď, sa v špeciálnej zahraničnej literatúre nazýva „rozlúčkový rozhovor“. Postupuje sa inak:

1. Rozhovor nie je nikdy naplánovaný pred víkendom alebo sviatkami, pretože to môže pokaziť náladu a ovplyvniť nielen samotného zamestnanca, ale aj jeho rodinu a blízkych.
2. Rozhovor sa neuskutočňuje na pracovisku zamestnanca, ako aj v miestnosti, kde pracuje veľké množstvo ľudí, čo predstavuje pre podriadeného veľkú emocionálnu záťaž, ktorá môže mať určité dôsledky.
3. Rozhovor trvá 20 minút, pretože zamestnanec, ktorý sa dozvedel nepriaznivú správu, nie je emocionálne naladený na to, aby počúval, čo sa mu hovorí a zamýšľal sa nad rôznymi skutočnosťami, ktoré sa mu manažér snaží sprostredkovať, vstupuje do situácie.
4. Šéfovia musia byť presní v prezentácii a korektní, inak môžu zamestnanca predbehnúť pochybnosti o férovosti vyjadrených slov, čo povedie k sporom a odvolaniam proti rozhodnutiam. Najmä emotívni ľudia sa môžu rozplakať priamo na mieste.

V zahraničnej praxi existuje pre prepustených špeciálny „rehabilitačný program“. V praxi šéfovia hľadajú voľné miesta v inom podniku, aby sa zamestnanec, zúfalý z vlastných síl, nevzdal. Existuje tiež názor, že tento program je užitočný na udržanie úrovne autority prepustených v očiach kolegov a domácností.

V prípade porušenia akýchkoľvek pravidiel zasa prebiehajú disciplinárne rozhovory. Vyžadujú kritické zhodnotenie práce zamestnanca od manažmentu. Preto takýto rozhovor vyžaduje:

1. Vedúci zamestnanec je povinný získať všetky potrebné informácie o zamestnancovi a jeho pozícii, aby sa predišlo chybným situáciám. Charakterizácia zamestnanca by mala byť čo najpresnejšia a najrozsiahlejšia.
2. Informácie by mali prichádzať postupne, pretože dobre štruktúrovaný rozhovor vedie k lepšiemu pochopeniu problému zo strany podriadeného.
3. Existuje jediné pravidlo: nemôžete kritizovať osobnosť páchateľa, pozornosť sa venuje iba nesprávne dokončenej úlohe. Táto definícia by mala platiť vždy.

Kľúčovým nástrojom je schopnosť klásť otázky. Vždy sa oplatí dodržiavať základné pravidlá efektívnej rečovej komunikácie:

• Je potrebné správne a jasne nadviazať kontakt s partnerom, ktorý vám bol poskytnutý, aby ste dosiahli dobrý výsledok a skrátili čas na zbytočnú komunikáciu.
• Je potrebné vziať do úvahy, akú prácu vykonáva, určiť jeho úradné právomoci, položiť otázku hraníc pracovného priestoru, aby sme vedeli, za čo presne je zamestnanec zodpovedný.
• Vždy treba brať do úvahy životné skúsenosti a pracovné skúsenosti, ako aj jeho záujmy mimo pracovnej sféry, proces myslenia. Každý človek je individuálny, čo znamená, že každý potrebuje svoj vlastný prístup. Metóda klišéovitých fráz tu nebude fungovať, vždy treba rozmýšľať.
• S pracovníkom by sa malo zaobchádzať s úctou, nevenovať pozornosť jeho možným rečovým chybám alebo vonkajším chybám.
• Hlavným cieľom obchodného rozhovoru je proces poskytovania informácií, musí byť organizovaný jasne podľa plánu, nebáť sa predložiť svoje nápady, vyvrátiť argumenty partnera, vybrať správnu argumentáciu, presne formulovať svoje tvrdenia a nelejte vodu. Pamätajte, že rozhodnutie vždy nasleduje po diskusii.

• Ak sa budete snažiť lepšie pochopiť podstatu vzniknutého problému, potom sa môžete vyhnúť zdĺhavým a zbytočným rozhovorom „okolo a dookola“, pomôže vám to silnejšie ovplyvniť osobu alebo skupinu ľudí zapojených do obchodného rozhovoru.
• Správna prezentácia a formulácia problému vás privedie k hodnoteniam, ktoré môžu partnera podnietiť k tomu, aby vyjadril svoj postoj k problému, prípadne ho motivovať k hľadaniu riešení, oslobodiť ho a prinútiť ho k nápadu. Klasifikácia musí byť jasná.
• Správna organizácia dialógu vám pomôže lepšie porozumieť súperovi, pomôže vám vyhnúť sa patovým situáciám alebo situáciám, ktoré môžu hnevať, dráždiť, dráždiť. Pomôže to zachovať najlepšiu atmosféru rozhovoru a zanechať po ňom príjemný dojem.

Je jasné, že pravidlá prípravy na rozhovor sa môžu líšiť a žiadne z nich nemožno nazvať neomylným. Všetko závisí od vývoja situácie. Bude však užitočné poukázať na nasledujúce možnosti prípravy:

• na začiatok to zahŕňa vypracovanie plánu pohovoru;
• potom zhromaždenie a spracovanie prijatého materiálu s cieľom zvýšiť kompetenciu vo vedúcej otázke;
• vždy máte právo upravovať existujúce informácie, pretože obchodné rozhovory sú vynájdené.

Výber správneho miesta na pohovor môže určite ovplyvniť výsledok pohovoru. Existuje niekoľko prístupov, ktoré sa líšia v závislosti od situácie. Osoba, ktorá nie je zamestnancom vašej firmy, môže byť pozvaná na pohovor mimo administratívnej budovy.

Ďalší príklad: stretnutie v kancelárii anketára, zvyčajne sa tomu hovorí špeciálna miestnosť. Musí byť vybavený všetkým, čo potrebujete. Prostredie okolo vás a vášho partnera by malo byť čo najpohodlnejšie, hlavným faktorom je pokoj.

Odpojte všetky telefóny. Upozornite svojich kolegov, sekretárku na plánovanú schôdzu, pretože cudzí ľudia, zbytočné telefonáty sú jednoducho otravné, môže to narušiť dosiahnutie stanovených úloh, jednoducho zasahovať do procesu.

Existuje niekoľko „predvolených“ pravidiel, ktoré jemne, ale môžu výrazne ovplyvniť výsledok obchodného rozhovoru. Použité techniky často vedú k pozitívnym výsledkom. Pri rozhovore je potrebné aplikovať základné modely správania partnerov. Štrukturálne obchodné princípy vám tiež pomôžu posunúť sa na firemnom rebríčku.

Nie je potrebné stretávať sa so zamestnancami na pracovisku. Miestom stretnutia môže byť reštaurácia, kaviareň, klub a dokonca aj dom. Cieľ, ktorý treba sledovať, je pohodlie. Práve pohodlie pomáha dosiahnuť najlepší výsledok. Nemali by ste sa však nechať príliš strhnúť, ak situácia vyzerá skôr „intímne“, môže to viesť k opačnému výsledku.

Čas, kedy sa rozhodnete viesť obchodný rozhovor, je veľmi dôležitý bod. Hneď po premýšľaní o tomto bode by ste si mali dohodnúť stretnutie. Pomôže vám a bude vám hrať do karát, ak budete chcieť iniciatívu samozrejme prehodiť na svoju stranu a samotná situácia sa tak bude ľahšie kontrolovať.

Keď sa rozhodnete pre miesto a čas, musíte si stanoviť určité ciele, ktoré idete alebo chcete dosiahnuť, potom vypracovať stratégiu, ktorou sa budete riadiť, a potom sformulovať štruktúru rozhovoru. Je tiež dôležité zvážiť umiestnenie účastníkov. Hlavnou technológiou je, že sa musíte pozerať na partnera priamo a na rovnakej úrovni.

Fakty, ktoré prispievajú k úspechu obchodného rozhovoru. V prvom rade by to malo zahŕňať profesionalitu, veď práve kompetentnosť vo zvolenej oblasti a jasná vízia problému vám pomôžu odpustiť a rýchlo zvládnuť úlohy a dosiahnuť potrebný cieľ.

• Neustála orientácia na výsledok bude vašou výhodou, k jeho dosiahnutiu vedie len priame sledovanie cieľa, nič sa nezmení, ak budete naďalej ležať na gauči.
• Rytmus, je potrebné jasne načrtnúť úlohy a ciele, aby bolo možné jasne dodržiavať plán.
• Sýtosť zdôvodnenia vytvorí dojem, že vy ste ten najväčší záujemca a dostanete „koláče“.
• Nezabudnite však na rámec pre poskytovanie informácií, aj keď trocha humoru bude stále vhodné.
• Nebojte sa, ak konverzácia nepôjde hneď hladko, príčina zlyhania často spočíva nielen vo vás, ale aj v nálade vášho partnera.
• Spôsob, akým prezentujete informácie, je veľmi dôležitý. Vždy treba voliť tie správne slová. Argumenty musia byť silné. Nálada je milá. V hlase je cítiť dôveru.

• Treba sa vyhýbať hádkam a zbytočnému napätiu v rozhovore. Na začiatok pokojne zhodnoťte situáciu, pokúste sa nasmerovať konverzáciu správnym smerom pomocou objasňujúcich otázok. V mene cieľa by ste nemali prejavovať pochybnosti alebo bezbrannosť - presvedčiť alebo presvedčiť partnera.
• Neobmedzené kategorické súdy zničia podstatu rozhovoru, na to by sa nemalo zabúdať. Ľudia sa často nevedia dohodnúť, pretože „koľko ľudí, toľko názorov“. Nájdite kompromis, toto bol vždy najlepší spôsob, ako riešiť nevyriešené problémy a problémy.
• Ak musíte odpovedať na vznesené námietky, pokúste sa najskôr získať čas a umožniť účastníkovi rozhovoru, aby nezávisle odpovedal na svoje otázky a prípadne ich vyvrátil.
• na to je vhodné nepriame odmietnutie problému, vypočutie niekoľkých námietok, aby ste pochopili to hlavné, je potrebné pokračovať v rozhovore pokojným tónom a znenie by sa malo zmierniť, ak odpoveď nečaká;
• osobné predsudky a úsudky vám nepomôžu;

• netreba sa ponáhľať k záveru, pretože medzi skutočnosťou a názorom je rozdiel;
• v prípadoch, keď sa vás partner snaží „provokovať“ živou domýšľavosťou a pokúša sa argumentovať, mali by ste zaujať pozíciu „čakajúceho“ a počkať, kým sa sám nedostane do slepej uličky;
• nezabudnite: rozhodnutie musí vždy nasledovať po diskusii, inak vás partner môže kritizovať alebo súhlasiť so všetkým, čo nepovedie k dobrému výsledku.

Správne štruktúrovaný rozhovor je váš verný asistent. Aby ste to dosiahli, musíte sa vopred pripraviť na rozhovor, určiť miesto a čas stretnutia, pripraviť správny vstup do kontaktu s účastníkom rozhovoru, správne formulovať vyhlásenie o probléme, vybrať správnu argumentáciu alebo vyvrátenie argumentov účastníka rozhovoru, analyzovať alternatívne možnosti odchodu, zvoliť optimálne riešenie, opraviť dohodu, správne sa rozlúčiť.

Na konci rozhovoru by ste mali analyzovať svoju komunikačnú taktiku, ako aj výsledok rozhovoru.

Prijímanie zamestnancov vyžaduje od manažéra určité úsilie, znalosti a skúsenosti. Informácie o zložitosti vedenia obchodného rozhovoru na pohovore nájdete nižšie.