Obchodná kultúra

Obchodné komunikačné schopnosti sú nevyhnutné pre úspešnú kariéru v akejkoľvek oblasti: úspech vo firemnej komunikácii bude do značnej miery závisieť od každodenných komunikačných zručností, no profesionálna sféra má svoje špecifiká. Kultúra obchodnej komunikácie je o spôsoboch interakcie s kolegami, šéfmi, podriadenými a partnermi, ako aj o určitých pravidlách. Je veľmi dôležité budovať komunikáciu v závislosti od situácie, cieľov a cieľov, ako aj schopnosť rýchlo sa prispôsobiť meniacim sa situáciám.

Komunikatívna kultúra je širší pojem ako súbor rečových aktov. Skladá sa z mnohých komponentov. V kultúre obchodnej komunikácie má vzhľad veľký význam: musí zodpovedať vašej oblasti činnosti a konkrétnej situácii.

Zvyčajne existuje uniforma na prácu s klientmi, oblek na prácu v kancelárii, ľudia kreatívnych profesií sa určitým spôsobom obliekajú a tí, ktorí zastávajú riadiace funkcie, musia zdôrazniť svoje postavenie oblečením a doplnkami. Môže sa zdať, že vzhľad priamo nesúvisí s obchodnou komunikáciou. Je to však prvý dojem, ktorý urobíte, ktorý určuje postoj partnera k vám. Ak je tento dojem negatívny, v procese dialógu budete musieť minúť veľa energie, aby ste sa rehabilitovali.

Neverbálny jazyk je v komunikácii rovnako dôležitý. Vaše držanie tela, gestá a správanie sú z psychologického hľadiska veľmi dôležité. Snažte sa zachovať dostatočne diskrétnu mimiku. Gestikulácia je veľmi dôležitá, no mala by byť mierna, nie prehnane intenzívna.

Ak máte náladu na partnerský dialóg, najlepšie je zvoliť otvorenú pózu.Môžete sa pokúsiť nenápadne prispôsobiť póze partnera. Aby ste sa vyhli agresívnemu vnímaniu, očný kontakt by mal trvať len niekoľko sekúnd. Sedieť pri rokovacom stole by nemalo byť priamo oproti účastníkovi rozhovoru, ale trochu zboku.

Na tom, čo hovoríte, záleží rovnako ako na tom, ako to hovoríte. Je veľmi dôležité mať spoľahlivé informácie, vedieť operovať s faktami a kompetentne budovať obsah diskusie.

Výber slov, intonácie, držania tela a gest je dôležitý pre konkrétnu situáciu, pretože v rôznych prípadoch bude vhodné iné správanie. Kultúru obchodnej komunikácie možno v závislosti od situácie a sledovaných cieľov rozdeliť do niekoľkých typov:

• Typ mentora znamená vzdelávanie... Táto možnosť je typická pre tréningový proces stážistov, pre vzdelávacie a vedecké podujatia, pre vysvetľovanie jednotlivých pracovných momentov podriadeným, ako aj pri práci v tíme s kolegami, ak ste špecialista v odbore, v ktorom sú menej zbehlý. Takáto komunikácia je veľmi často postavená vo forme monológu, ale v modernej obchodnej komunikácii sa dialóg považuje za vhodnejší: aj v procese učenia sa snažte zapojiť účastníkov do diskusie a vypočuť si ich názory.
• Motivačný typ má za cieľ zaujať človeka v projekte, presvedčiť ho o vhodnosti tej či onej práce, pomôcť zamestnancom veriť v seba a cítiť sa istejšie v akejkoľvek novej alebo jednoducho náročnej úlohe. Pre úspech sa snažte vyhnúť bežným frázam a klišé. Najlepšie je ísť osobným príkladom, povedať svoj vlastný príbeh a vysvetliť vlastnými slovami, čo presne vás priťahuje na konkrétnom projekte.
• Konfrontačný typ komunikatívna kultúra provokuje partnera, aby voči vám namietal, nesúhlasil s vaším názorom. Tento typ zahŕňa množstvo techník používaných v prípade konfliktu záujmov. Konfrontačná situácia je najčastejšie typická pre rokovania, ako aj pre zvýšenie pozornosti pri práci s pasívnym, inertným publikom.
• Typ informácií najneutrálnejšie - v jeho rámci môžete poslucháčovi jednoducho sprostredkovať tú či onú informáciu. Snažte sa vyhnúť zámene typu informácií s inými. Ak je cieľom informovať partnera, nemusíte sa mu snažiť poučovať, nakaziť ho svojím nadšením alebo vstúpiť do konfliktu. V tomto prípade je potrebné, aby bola prezentácia zrozumiteľná - preto sa snažte prispôsobiť účastníkovi rozhovoru a vysvetliť všetko na príkladoch, ktorým rozumie.

O väčšine dôležitých otázok súvisiacich s profesionálnou činnosťou sa rozhoduje v procese osobnej komunikácie. Pre spoločenských a otvorených ľudí, ktorí vedia správne prezentovať akékoľvek informácie (gestom, mimikou a intonáciou), je to skôr plus ako mínus. V osobnej obchodnej komunikácii nehrá obsah diskusie kľúčovú úlohu, hlavné je nadviazať kontakt a správne uviesť svoju pozíciu.

Osobná komunikácia môže pozostávať z pomerne dlhých monológov alebo naopak z viac či menej krátkych fráz. V každom prípade je veľmi dôležité nielen prezentovať informácie, ako keby ste písali súhrn, ale sprostredkovať ich konkrétnemu partnerovi a prispôsobiť sa mu. Pred vyjednávaním si napíšte kľúčové body, o ktorých chcete diskutovať, ale nikdy sa neučte naspamäť reč – je potrebné zmeniť charakter rozprávania, postupnosť, príklady (v závislosti od reakcie poslucháčov).

Rovnakým spôsobom treba pracovať s intonáciou a gestami. Ak stratíte pozornosť druhej osoby, urobte reč emotívnejšou. Ak cítite nechcenú konfrontáciu s partnerom, skúste skopírovať postoje a gestá danej osoby.Je veľmi dôležité nebyť príliš zdržanlivý, inak bude prezentácia informácií nudná a budete pôsobiť dojmom neistej osoby.

Počas osobného rozhovoru musíte často spontánne robiť ťažké rozhodnutia. Ak proces vyjednávania neprinesie témy, ktoré ste očakávali, je veľmi dôležité zachovať pokoj. Snažte sa na problémy nereagovať prehnane, vždy reagujte pokojne. Ak nemôžete okamžite určiť, aké rozhodnutie urobiť, vždy si môžete nájsť nejaký čas na premyslenie a zváženie výhod a nevýhod v uvoľnenom prostredí.

Mnohé problémy sa teraz riešia telefonicky. Zvyčajne ide o drobné objasnenia akýchkoľvek informácií alebo organizačných problémov: napríklad pri telefonáte kolegovia často uvádzajú mená a presné čísla, dohadujú stretnutia, dávajú alebo prijímajú úlohy. Dlhé telefonické rozhovory sa väčšinou uskutočňujú len v prípadoch, keď nie je možné sa stretnúť osobne... Na ucelenejšiu komunikáciu sa zároveň čoraz častejšie využívajú videohovory, ktoré majú svoje špecifiká.

Pre úspešný telefonický rozhovor ovplyvňujúci pracovné chvíle je potrebné vziať do úvahy nasledujúce nuansy:

• Ak niekomu voláte, je dôležité sa spýtať, či mu teraz vyhovuje hovoriť. Telefonovanie mimo otváracích hodín nie je vo väčšine spoločností vecou bontónu (pokiaľ neexistuje osobitná dohoda).
• Uvedomte si, že môže dochádzať k rušeniu komunikácie – alebo že hluk v pozadí môže rušiť konverzáciu. Pri telefonovaní je dôležité hovoriť čo najjasnejšie a nie príliš rýchlo.
• Zostavte svoj prejav tak, aby bol čo najkonkrétnejší a bol vnímaný presne tak, ako ste zamýšľali. V procese osobnej komunikácie zohrávajú výrazy tváre a gestá veľmi dôležitú úlohu - to vám umožní lepšie pochopiť rady, narážky a postranné motívy partnera. Pri telefonovaní ste o túto príležitosť ochudobnení.
• Pokúste sa čo najskôr prediskutovať potrebné problémy telefonicky. Pri náročných rokovaniach alebo nejednoznačných diskusiách je telefonický rozhovor málokedy vhodný, preto je dôležité uviesť len to najdôležitejšie. Podrobnosti je najlepšie prediskutovať osobne alebo pomocou videa.

Videohovory v modernej firemnej kultúre sa v súčasnosti začínajú využívať čoraz častejšie. Po prvé, pomáhajú udržiavať kontakt s partnermi z rôznych krajín a vyjednávať čo najefektívnejšie. Po druhé, veľa ľudí teraz pracuje z domu na diaľku a videohovory uľahčujú vyriešenie akýchkoľvek problémov.

Ak čelíte takýmto obchodným rozhovorom, je dôležité venovať pozornosť nasledovnému:

• Váš vzhľad urobí veľký rozdiel. Aj keď ste doma, snažte sa obliecť ako v biznise.
• Nájdite si v dome miesto, kde je pozadie viac-menej neutrálne. V pozadí je kuchynka, fungujúci televízor, či deti hrajúce sa, to môže prekážať pri riešení obchodných záležitostí.
• Mnoho ľudí teraz používa slúchadlá, ale stojí za to pamätať: umožňujú vám lepšie počuť účastníka rozhovoru, ale nezaručujú, že vás účastník dobre počuje, ak hovoríte cez hluk. Ak riešite firemné záležitosti z domu, požiadajte svoju rodinu, aby bola ticho alebo sedela v samostatnej miestnosti.
• Pred kamerou je obzvlášť dôležité ovládať vlastné gestá a mimiku. Problémy s komunikáciou sú bežné, obrázky sa môžu načítavať pomaly a prípadné nešťastné výrazy tváre môžu byť zvýraznené.
• Ak pred vašimi očami diskutujete o závažných problémoch, ktoré si vyžadujú záznamy alebo dokumentáciu, pripravte si to všetko vopred (pred telefonátom) a pošlite potrebné materiály svojmu partnerovi.

Mnohé problémy v organizáciách sa dnes riešia korešpondenciou.Jednou z výhod takejto obchodnej komunikácie sú štruktúrované informácie. Ak v procese živej komunikácie nemôžete venovať pozornosť určitým bodom, ktoré sú dôležité pre partnera (alebo jednoducho zabudnete potrebné informácie), v písomnej forme bude možné zohľadniť všetky nuansy.

Ak veľa komunikujete s kolegami a kamarátmi, je veľmi dôležité vedieť správne písať. Textové editory nie vždy opravujú gramatické chyby správne, takže by ste sa na ne nemali úplne spoliehať – ak si nie ste istí, ako sa slovo píše, skontrolujte si to v slovníku. Pri odosielaní textových správ z telefónov a tabletov by ste mali byť opatrní - s automatickým písaním môžu byť vaše slová nahradené inými a vaša správa bude jednoducho bezvýznamná.

Mnohí považujú obchodnú korešpondenciu za jednoduchšiu prácu ako živé vyjednávanie – vždy sa nájde čas na premyslenie správy a v procese skutočného dialógu musíte spontánne reagovať. Nevýhodou však je, že sa od partnera nedočkáte spontánnej reakcie, a to je dôležitý psychologický aspekt.

Viac informácií o kultúre obchodnej komunikácie nájdete nižšie.