Zhrnutie

Tipy na písanie sekretárskeho životopisu

Obsah

Čo robí špecialista?
Štruktúra
Čo nie je potrebné špecifikovať?
Ako napísať motivačný list?
Vzorky

Úlohu organizovať činnosť pracovného kolektívu a najmä vedúceho podniku preberá na seba tajomník podniku. Ide o asistenta vedúceho spoločnosti, preto sú na kandidátov na túto voľnú pozíciu kladené pomerne prísne požiadavky. Pozrime sa podrobnejšie na otázky zostavenia úspešného životopisu na pozíciu sekretárky.

Čo robí špecialista?

Práca každej sekretárky si vyžaduje zručnosť rýchlo prejsť z jedného typu pracovnej činnosti na druhú. Táto osoba vykonáva rôzne úlohy, ale všetky sú zamerané na pomoc výkonnému riaditeľovi spoločnosti v jeho práci, ako aj na šetrenie jeho pracovného a osobného času. Medzi pracovné funkcie tohto špecialistu tradične patrí kancelárska práca, práca s telefónom, miniautomatická telefónna ústredňa a kancelárska technika, prerozdelenie hovorov, ako aj organizovanie stretnutí, služobných ciest a niektorých ďalších prác.

Recepčný zodpovedá za prvotný príjem klientov a návštev, telefonickú komunikáciu, príjem faxov, ako aj servisnú podporu rokovaní vedúceho.
Pracovné povinnosti správcu zahŕňa organizáciu čo najefektívnejšej interakcie zamestnancov podniku, udržiavanie poriadku v kancelárskych priestoroch, servis kancelárskeho vybavenia, poskytovanie kancelárskych priestorov spoločnosti všetkým potrebným kancelárskym a domácim tovarom.
Úlohy osobného asistenta manažéra sú mierne odlišné. Tento špecialista je vždy informovaný o nadchádzajúcich udalostiach.Práve na jeho pleciach leží plánovanie pracovných stretnutí náčelníka, plnenie jeho osobných zadaní a mnohé ďalšie úlohy, ktoré sa zvyčajne dohadujú v každom prípade individuálne.
Súdny úradník zvyčajne pridelený jednému sudcovi – tento zamestnanec sa zúčastňuje súdnych pojednávaní a vykonáva všetky potrebné dokumentačné práce. Súdny tajomník sa zaoberá archiváciou dokumentov, prenášaním materiálov do kancelárie, vedením zápisnice zo zasadnutia súdu, ako aj zasielaním predvolaní. Požiadavky na túto pozíciu sú veľmi vysoké: zamestnanec musí mať vyššie právnické vzdelanie a odbornú prax minimálne 2 roky.
tlačový tajomník dohliada na problematiku prezentácie značky, komunikuje s médiami, zostavuje výber relevantných noviniek. Osobný asistent prijíma všetku korešpondenciu, pripravuje všetky obchodné dokumenty pre prvú osobu spoločnosti, zbiera informácie tak či onak súvisiace s prijímaním dôležitých rozhodnutí a tiež vykonáva jednorazové príkazy od šéfa.

Špecifikom je aj činnosť asistenta notára, sekretárky-prekladateľa, ako aj zamestnanca výchovného útvaru školy.

Štruktúra

Každý životopis pozostáva z niekoľkých blokov. Nižšie sú uvedené odporúčania, čo v každom z nich uviesť pre budúceho tajomníka.

Zodpovednosti

V rozšírenej verzii je zoznam pracovných úloh ktorejkoľvek sekretárky nasledovný:

príjem došlých listov a žiadostí, ich prerozdelenie, odovzdanie zodpovedným osobám;
prijatie dokumentácie na podpis vedúcemu;
odpovedanie na prichádzajúce telefónne hovory a ich presmerovanie;
organizovanie obchodných rokovaní pre šéfa;
príprava odvolaní, listov a iných dokumentov na žiadosť náčelníka;
príprava stretnutí a pracovných stretnutí, zhromažďovanie potrebných materiálov, upovedomenie všetkých účastníkov podujatia o mieste a čase ich konania, finalizácia zápisníc zo stretnutí;
Poskytovanie služieb v oblasti organizovania stretnutí hostí riaditeľa;
kontrola plnenia príkazov administratívy zamestnancami spoločnosti;
zabezpečenie administratívy spoločnosti kancelárskymi potrebami, kancelárskou technikou a inými prostriedkami potrebnými na prácu, prispievajúce k bezproblémovej práci personálu;
prijímanie návštevníkov;
vedenie archívu spoločnosti;
organizovanie služobných ciest pre prvú osobu spoločnosti: nákup vstupeniek, ako aj rezervácia hotelových izieb;
vykonávanie iných objednávok.

Ak sa uchádzate o pozíciu asistenta tajomníka, pripravte sa, že zoznam povinností bude doplnený o overovanie dokumentov, prípravu analytických posudkov, zber materiálov pre správy a prejavy.

Zručnosti

Úspešný kandidát na pozíciu sekretárky musí mať nasledujúce zručnosti, ktoré môžu byť uvedené v životopise:

kancelárska práca;
vedenie telefonických rozhovorov;
stretnutia a počiatočné konzultácie s klientmi;
udržiavanie životnosti kancelárie;
spracovanie korešpondencie;
organizovanie podujatí a obchodných stretnutí;
časový manažment hlavy;
znalosť kancelárskej techniky a kancelárskych PC programov.

Ktoré zručnosti sú prioritné, závisí od oblasti činnosti spoločnosti... Napríklad, ak potrebujete sekretárku do lekárskeho strediska, sotva budete potrebovať hlboké znalosti o kancelárskej práci a pracovnom postupe, je nepravdepodobné, že budete potrebovať schopnosť vypracovať dokumenty na získanie víz. Táto pozícia si vyžaduje schopnosť komunikácie s klientmi, znalosť základov lekárskej vedy, schopnosť telefonickej komunikácie vo veľkých objemoch.

Úspechy

Profesionálne úspechy sú dôležité pre každého zamestnávateľa, medzi najvýznamnejšie zvyčajne patria tieto body:

optimalizácia pracovného toku spoločnosti;
vytvorenie optimálnej pracovnej klímy v kancelárii;
organizácia systému interakcie medzi oddeleniami;
Cestovná podpora;
koordinácia činnosti kuriérskych a upratovacích služieb.

Profesionálne a osobné kvality

Kompetentný tajomník musí mať také dôležité vlastnosti ako:

otvorenosť ku komunikácii;
zodpovednosť a zameranie sa na výsledky;
aktívna životná pozícia;
schopnosť vykonávať povinnosti v multitaskingovom prostredí;
schopnosť rýchlo prepínať z jednej činnosti na druhú;
nedostatok akýchkoľvek zlých návykov;
tolerancia stresu;
presnosť a dôslednosť;
túžba doviesť to, čo sa začalo, do konca;
slušnosť;
schopnosť pracovať s osobnými informáciami;
Správny ústny a písaný jazyk;
dobrá znalosť obchodnej etikety;
schopnosť konať v tíme.

pracovné skúsenosti

Ak ste už pracovali ako sekretárka, nebude pre vás ťažké opísať svoje pracovné skúsenosti. Oveľa ťažšie to budú mať tí uchádzači, ktorí si prácu v tejto špecializácii hľadajú prvýkrát. Nedostatok skúseností však nie je dôvodom na rozhorčenie, vždy môžete vyzdvihnúť kľúčové zručnosti, ktoré vlastníte.

Môžete napríklad určiť:

plynulosť v angličtine a španielčine;
vlastníctvo všetkých základných kancelárskych programov;
znalosť kancelárskeho vybavenia;
Písanie dotykom 10 prstami (300 znakov za minútu).

Vždy treba zvýrazniť svoje „tromfy“ – zamestnávateľ tak uvidí, kde ste silný, a začne sa zaujímať o vašu kandidatúru.

Vzdelávanie

Aby ste sa kvalifikovali na pozíciu asistenta tajomníka v renomovanej spoločnosti, musíte mať vyššie vzdelanie. Efektívne plnenie povinností si však často vyžaduje doplnkové kurzy a školenia kancelárskej práce, archivácie, ako aj školenia práce s kancelárskou technikou... V menších kanceláriách sekretárky často plnia povinnosti pridruženého právnika alebo vedú účtovníctvo. V tomto prípade budete potrebovať právnické alebo ekonomické vzdelanie.

Pri uchádzaní sa o pozíciu sekretárka-administrátorka a recepčná nie je nevyhnutná prítomnosť vysokoškolského vzdelania.

Čo nie je potrebné špecifikovať?

Zastavme sa trochu viac pri tom, čo v životopise uvádzať netreba.

Záľuby a záľuby... Nie je potrebné podrobne opisovať, ako radi pestujete kvety / pletete / vyšívate, ak s tým vaša budúca činnosť nemá nič spoločné.
Všetky dostupné pracovné skúsenosti. Veľa ľudí začína svoju kariéru na pozíciách ako predavač, školník či upratovačka. Ak pracujete viac ako 10 rokov, bude úplne stačiť zostať na 2-3 miestach v podobnej špecializácii.
Sekretárka musí mať príjemný vzhľad, preto je vhodné k životopisu pripojiť aj fotografiu. Tu však nie sú povolené žiadne sexuálne podtóny – obmedzte sa na prísnu preukazovú fotografiu. Obrázky v plavkách alebo v reštaurácii môžu byť nesprávne reprodukované.

Ako napísať motivačný list?

Motivačný list je voliteľný, no napriek tomu urobí na potenciálneho zamestnávateľa dobrý dojem. Neoplatí sa v ňom opakovať všetko, čo je napísané v samotnom životopise. Tu musíte uviesť svoj záujem o voľné pracovné miesto a stručne zdôrazniť prítomnosť základných zručností a kompetenciíktoré vám pomôžu pri plnení vašich profesionálnych povinností.

Na konci listu ďakujem za váš záujem a vyjadrujete úprimnú nádej na odpoveď.