Životopis manažéra kancelárie: štruktúra a odporúčania na vyplnenie

Úspešná kariéra začína kompetentným napísaním svojho životopisu a dojmom, ktorý urobí. Preto je dôležité už týmto dokumentom vzbudiť u zamestnávateľa záujem. Správny životopis môže potenciálneho zamestnanca prezentovať ako najvhodnejšieho špecialistu na otvorenú pozíciu. To platí najmä pre mladých ľudí, ktorí práve začínajú svoju pracovnú činnosť a ktorí by mali byť schopní štruktúrovať svoje čo i len minimálne pracovné skúsenosti vo svojom životopise.

Mnoho ľudí spája pracovné povinnosti vedúceho kancelárie a sekretárky. Existujú určité podobnosti: ide o prijímanie prichádzajúcich hovorov a korešpondencie, písanie textov, organizovanie stretnutí a plnenie všetkých pokynov od vedenia. Povinnosti vedúceho kancelárie sú však zamerané na zabezpečenie životnosti kancelárie. Môžu byť oveľa širšie s pridelením ďalších kompetencií tajomníka alebo asistenta manažéra.

Životopis by mal mať jasnú štruktúru a jednoduchý jazyk prezentácie. Všeobecne akceptovaná forma tohto písomného dokumentu je vo forme sekcií informácií umiestnených v určitom poradí:

• kariérny cieľ;
• priezvisko, meno a priezvisko;
• Kontaktné informácie;
• účel životopisu;
• odborné kompetencie zodpovedajúce pozícii, o ktorú sa uchádzač uchádza;
• vzdelanie (základné a doplnkové);
• pracovné skúsenosti;
• osobné kvality;
• dodatočné údaje;
• odporúčania.

Už vo fáze životopisu sa žiadateľ bude môcť dobre preukázať tým, že ho vydá v súlade so všetkými pravidlami obchodného dokumentu.

Ak správne použijete princípy dizajnu, čitateľ bude mať pozitívny dojem:

• názov „Súhrn“ sa nepíše;
• objem - nie viac ako 2 strany A4;
• rozdeliť text na krátke, ľahko čitateľné odseky;
• Odporúča sa používať písma Times New Roman alebo Arial s veľkosťou hlavného textu - veľkosť 12 bodov, nadpisy - veľkosť 20 bodov, podnadpisy - veľkosť 14 bodov;
• všetky prevody sú uvedené v zozname;
• informácie môžete zdôrazniť tak, že ich zvýrazníte tučným písmom alebo väčšími písmenami (veľkosť od 14 do 16 bodov);
• text by nemal byť nesprávne napísaný;
• informácie by mali byť prezentované stručne.

Zásady písania životopisu sú rovnaké pre všetky pozície.

• V časti „Požadovaná pozícia“ je potrebné jasne uviesť názov voľného pracovného miesta. Ak neexistujú žiadne informácie o voľných pozíciách, mali by ste stručne opísať oblasť vášho profesionálneho záujmu, napríklad „IT špecialista“. Pre tých, ktorí nemajú pracovné skúsenosti, uveďte „stážistu/asistenta“ a oblasť práce, napr. marketing, financie, IT.
• Ďalej sú uvedené osobné údaje: priezvisko, meno a priezvisko. Odporúča sa umiestniť ich do stredu alebo na ľavú stranu. Zamestnávatelia často kladú požiadavky na vzhľad uchádzačov a žiadajú o zaslanie životopisu s fotografiou. Ak je to potrebné, musíte do životopisu umiestniť najúspešnejšiu obchodnú fotografiu.
• V odseku "Kontaktné údaje" uveďte telefónne číslo, e-mailovú adresu, potom uveďte dátum narodenia a platové očakávania. Mali by ste reálne posúdiť svoje schopnosti, aby bol požadovaný plat opodstatnený. Ak má spoločnosť pobočky, potom je potrebné uviesť pripravenosť na presťahovanie a služobné cesty.
• Ďalším blokom je cieľ. Môžete jednoducho napísať: "Získajte pozíciu office manažéra."
• Vzdelávanie. Zoznam vzdelávacích inštitúcií, počnúc poslednou, s dátumami prijatia a promócie. Informácie o špecializácii a univerzite (univerzita, vysoká škola) musia zodpovedať údajom predpísaným v diplome. Kurzy, školenia, stáže, radšej píšte tie, ktoré sa týkajú pozície, o ktorú sa zamestnanec uchádza.
• pracovné skúsenosti... Je potrebné opísať vašu pracovnú činnosť tak, aby zamestnávateľ na tohto kandidáta upozornil. Ako prvé je uvedené posledné miesto výkonu práce. Dosť 5 organizácií. Opis predchádzajúcich skúseností by mal byť konkrétny, obdobia práce by mali byť uvedené s presnosťou na mesiac, celý názov spoločnosti s jej stručným popisom, zastávaná pozícia, funkčné zodpovednosti - podrobné. Pri správnom zostavení tejto časti treba klásť dôraz na predchádzajúce pracoviská, ktoré sa funkčne čo najviac približujú požadovanej pozícii. Zvýši hodnotu zamestnanca, ak predtým pracoval ako sekretárka-asistent, právnik, operátor call centra.
• Úspechy... Mali by sa opísať konkrétne úspechy v predchádzajúcich zamestnaniach a mali by sa uviesť všetky dostupné stimuly od predchádzajúceho vedenia.
• Profesionálne zručnosti. Zamestnávatelia si vyberú šikovného a aktívneho zamestnanca, ktorý vie zabezpečiť, aby boli všetky veci urobené načas, a zamestnanci cítia, že existuje človek, ktorý sa stará o maličkosti v domácnosti. Okrem toho hľadajú niekoho s vysokou mierou empatie, kto sám vidí problémy a nájde na ne riešenia. Preto stojí za zmienku len tie zručnosti, ktoré sú relevantné pre navrhované voľné pracovné miesto.

Pracovné úlohy:

• kontrola;
• administratíva;
• ekonomická podpora;
• kontrola;
• hlásenia.

Štandardné úlohy:

• starostlivosť o kanceláriu a zamestnancov;
• tok pošty a dokumentov;
• stretnutie s dodávateľmi a partnermi;
• objednávanie vody, jedla, nábytku, vybavenia.

Kľúčové znalosti a zručnosti office manažéra:

• skúsenosti s organizovaním stretnutí;
• dodržiavanie pravidiel obchodnej etikety.

Úspešný uchádzač vie zaviesť všetky procesy v kancelárii a ovládať prácu podporných oddelení. Tento špecialista je často povinný sledovať narodeniny zamestnancov, organizovať firemné akcie, zostavovať gratulácie, nakupovať darčeky, kytice a suveníry.

O sebe. Toto je zoznam osobných charakterových vlastností, ktoré pomôžu pri plnení úloh zodpovedajúcej pozície: organizačné schopnosti, svedomitosť, presnosť, samostatnosť, trpezlivosť a flexibilita.

Povinné požiadavky na manažéra kancelárie:

• zdravý rozum;
• počítačová gramotnosť;
• gramaticky správna reč;
• činnosť pri riešení vznikajúcich problémov.

Vítaná je odolnosť voči stresu, nekonfliktnosť, dobrá pamäť a organizácia.... Efektívnych manažérov kancelárie tiež charakterizuje prítomnosť určitých osobných vlastností: proaktivita, vynikajúce komunikačné schopnosti a priateľskosť. Pri absencii pracovných skúseností sa treba zamerať na tvrdú prácu, usilovnosť, schopnosť učiť sa a ľahkú adaptáciu v tíme. Do popisu by ste však nemali zahrnúť viac ako 6 charakterových vlastností.

V sekcii "Ďalšie informácie" môžete zahrnúť svoje obľúbené aktivity, ako aj to, že viete šoférovať auto. A posledná časť - „Odporúčania“ - prezentácia charakteristík a kontaktov bývalých lídrov.

Motivačný list sa zasiela ako dodatok k životopisu. Niekedy samotní zamestnávatelia pri uverejňovaní voľných pracovných miest na on-line pracovných stránkach navrhnú požiadavku pripojiť k odpovedi sprievodný list. V jej obsahu je potrebné vypovedať o vašich očakávaniach od budúcej spolupráce. To vám dáva možnosť byť pozvaný na pohovor. Tu je príklad motivačného listu.

„Posielam svoj životopis na posúdenie na voľné miesto office manažéra. Rád by som pracoval v stabilnej, veľkej a renomovanej spoločnosti. Som si istý, že práve v Mobile TeleSystems budem môcť ďalej realizovať svoj potenciál.

Dodnes mám skúsenosti s prácou sekretárky manažéra, špecialistu na vedenie personálnej evidencie. Dúfam, že zodpovednosť, zmysel pre detail kancelárskej práce, získaný na predchádzajúcich pracoviskách, zo mňa urobí vášho efektívneho zamestnanca.

Chcel by som dostať pozvanie na pohovor a povedať podrobnejšie o svojich profesionálnych skúsenostiach, ako aj odpovedať na všetky otázky.

S úctou Váš F. I."

Vzor životopisu na pozíciu office manager

Albína Kravcovová

Dátum narodenia: 30.09.1995

Cieľ: obsadenie voľnej pozície office manager

Požadovaný príjem: od 45 tisíc rubľov

Rozvrh: plná zamestnanosť

Pripravený na služobné cesty, pripravený na presun.

Kontaktné informácie:

adresa bydliska:

telefón:

e-mail:

vzdelanie:

• PenzGTU, Penza (2013–2017). Odborné školenie podľa odvetvia. Profil „Ekonomika a manažment“.
• PenzGTU, Penza (2013–2014). Odborné školenie v rámci programu „Účtovník“.
• PSU (2010–2013). Manažment a informatika v technických systémoch.
• GOU "Penza stavebná a komunálna technická škola" (2005-2008). Operátor počítača.

Profesionálne skúsenosti

Informácie o zamestnaní:

12. 2015 – 11. 2019

Senior Support Specialist Jednotného informačného systému

• Príjem, evidencia a spracovanie prichádzajúcich informačných e-mailových žiadostí a žiadostí.
• Posudzovanie reklamácií a poskytovanie konzultácií.
• Zhromažďovanie a analýza informácií na riešenie problémov používateľov stránok.

Intel LLC

05. 2013 – 11. 2015

Operátor call-centra Jednotného informačného systému.

• Prijímanie prichádzajúcich hovorov, registrácia hovorov.
• Konzultácia s používateľmi stránok.

LLC "Globálne. RU"

01. 2010 – 04. 2013

Kancelársky manažér

• Organizácia kancelárskej práce a podpory života, vedenie personálnej evidencie, práca s obchodnými dokumentmi, poštou a internetovým bankovníctvom.

LLC "Infotex"

10. 2008 – 12. 2009

HR špecialista

• Správa personálnych dokumentov.

TC "Fortuna"

01. 2007 – 09. 2008

Account Manager

• Registrácia predplatiteľskej dokumentácie, poradenstvo predplatiteľom, predaj a aktivácia sim kariet.

ZAO NSS

Kľúčové znalosti a zručnosti:

• zručnosti v práci s partnerskými organizáciami;
• zručnosti pri práci s počítačom, kancelárskym vybavením a softvérom;
• zručnosti v práci s dokumentmi, vedenie záznamov;
• výborná znalosť kancelárskych prác;
• organizácia, zmysel pre detail.

Ďalšie informácie:

• cudzie jazyky: angličtina (základná úroveň);
• úroveň počítačových znalostí: sebavedomý používateľ;
• počítačové programy: Photoshop, balík MS Office;
• rodinný stav, údaje o deťoch: nevydatá, bez detí;
• koníčky, záľuby: maľovanie, kreatívna fotografia, cestovanie, psychológia.

Osobné kvality:

• odolný voči stresu, má skúsenosti s riešením rôznych situácií;
• schopný učiť sa.

Ciele a životné plány:

• prácu v modernej spoločnosti s možnosťou ďalšieho rozvoja osobnostných a odborných kvalít pre kariérny rast;
• získať ďalšie skúsenosti, ktoré mi umožnia rozvíjať nové zručnosti, rozšíriť moje povinnosti a stať sa tak najefektívnejším zamestnancom.

Odporúčania sú k dispozícii na požiadanie.