Životopis výkonného asistenta: štruktúra a pokyny pre vypracovanie

Asistent manažéra je človek, ktorý je pravou rukou šéfa, rieši všetky organizačné záležitosti, má aktuálne informácie a prejavuje ochotu riešiť urgentné záležitosti. Pre mnohých je takáto pozícia vítaným krokom v kariére. Dobre napísaný životopis vám to pomôže zvládnuť.

Životopis asistenta manažéra je dokument, ktorý je profesionálnym portrétom uchádzača. Zamestnávateľ nehodnotí vás samého, ale text, ktorý by vás mal prezentovať najpriaznivejšie. Na to musí byť štruktúrovaný.

Štruktúra dobrého životopisu.

• Osobné informácie. Na úplnom začiatku obchodného príbehu o sebe by ste sa mali predstaviť. Celé meno, rok narodenia, aktuálne kontaktné údaje. To posledné by malo byť variabilné: mobil, domov, email. Nezabudnite priložiť fotografiu. Malá kvalitná fotografia v pravom rohu vedľa položky „Osobné údaje“ nie je povinným atribútom životopisu, ale je žiaduca. Najmä pre uchádzača o zamestnanie asistenta generálneho riaditeľa, osobného tajomníka.
• Vzdelávanie. Ak máte v úmysle do tohto odseku zahrnúť dlhý zoznam rôznych kurzov a workshopov, bude to prehnané. Uveďte len to hlavné: univerzitu a prípadne jeden z kľúčových seminárov, po ktorých ste dostali príslušný certifikát.
• Pracovné skúsenosti. Ak ste vystriedali veľa zamestnaní, nemá cenu spomínať všetko – iba kľúčové alebo posledné 2-3 pracoviská. Uveďte názov spoločnosti, odpracované roky, pozíciu.Ak ste doteraz nikde nepracovali, označte v tomto odseku miesto, kde ste počas štúdia na vysokej škole vykonávali prax.
• Profesionálna kvalita. Osobný tajomník je človek, ktorý by mal veľa dokázať a hlavne sa veľa naučiť. Bez ohľadu na to, aké odborné zručnosti uvádzate, uveďte skutočnosť, že ste pripravený učiť sa a rozvíjať sa v rámci svojej pozície.
• Osobné kvality. Uveďte tie vlastnosti, ktoré sú vám vlastné a ktoré vám môžu pomôcť v profesionálnom raste: napríklad vytrvalosť, zodpovednosť, svedomitosť, emocionálna stabilita, zvedavosť.
• Úspechy... Čo môžete pridať k svojmu majetku? Možno ste nemali žiadne pracovné skúsenosti, ale v ústave ste boli riaditeľom a úspešne ste sa s touto úlohou vyrovnali. Alebo napríklad zorganizovali svadbu na kľúč pre priateľov, čo už hovorí o dobrých organizačných schopnostiach.
• Motivácia. Nie je to povinná položka, ale môže sa stať hlavnou súčasťou životopisu. Napíšte doslova dvoma vetami, prečo sa chcete stať asistentom manažéra alebo sekretárkou. Môže to vyzerať takto: „V tejto pozícii vidím svoj vlastný odborný rast, korelujem svoje schopnosti a prednosti s požiadavkou uchádzača, ako aktívum viem zapísať zodpovednosť, cieľavedomosť, pripravenosť na rozvoj.“
• Ďalšie informácie. Ste ženatý, ovládate cudzí jazyk, máte vodičský preukaz, aké sú vaše záľuby.

Dôležitý je aj spôsob vizuálnej prezentácie dokumentu. Informácie by mali byť štruktúrované, čitateľné, jasné, výrazné a zároveň by to nemali byť „hrubé sily“. Použitie veľkého množstva farieb je prehnaným nástrojom pre životopis. Zároveň nie je potrebné, aby bol váš životopis čiernobiely: vyberte si tmavomodré prevedenie: nadpisy odsekov zvýraznite hrubou tmavomodrou farbou. Uistite sa, že body sú relatívne primerané.

Snažte sa, aby sa celý text zmestil na jednu stranu. Nenechávajte žiadne bočné prázdne miesta: predmety umiestnite oproti sebe. Použite zoznamy.

Správne vyplnenie sekcií vás definuje ako človeka, ktorý vie, ako presne dokončiť úlohu. Toto je prvý test budúceho asistenta. Štíhly, zmysluplný text, konzistentný v rovnakom štýle, informatívny a dobre prezentovaný - to sú vlastnosti sebaprezentácie, ktoré sú nevyhnutné pre asistenta manažéra.

Ako už bolo uvedené, pre tých, ktorí radi študujú a zásobujú sa „kôrkami“, nie je vôbec potrebné ich všetky označovať. Ak ste ukončili vysokú školu s titulom „sekretár-asistent“ a potom univerzitu v špecializácii, napríklad „psychológ“, nezabudnite v tomto odseku uviesť obe vzdelanie. Je potrebné napísať názov univerzity, fakulty, odbor, roky štúdia - najlepšie v tomto poradí. Kurzy, semináre, školenia, píšte len tie, kde ste dostali certifikát alebo certifikát. Uveďte vzdelávaciu organizáciu, ktorá vám dokument vydala.

Okrem zoznamu organizácií, kde ste už pracovali, má zmysel uviesť aj pracovné povinnosti, ktoré ste tam vykonávali. Príklad zoznamu pracovných povinností:

• vedenie prichádzajúcej a odchádzajúcej dokumentácie;
• príprava dokumentov na podpis;
• koordinácia rozvrhov práce zamestnancov;
• organizovanie tlačových správ, stretnutí, protokolárnych podujatí;
• telefonické konzultácie s klientmi (úvodná konzultácia);
• udržiavanie sociálnych sietí ako platforiem pre reklamu služieb spoločnosti.

Píšte len to, čo ste skutočne urobili. Nepreháňajte svoje schopnosti. Nemali by ste písať funkciu, pre ktorú ste sa dobrovoľne prihlásili, ale ktorá sa priamo netýkala vašej pozície. Ovládate napríklad dobre fotoeditor, grafický editor a pravidelne vytvárate vizitky a brožúry pre firmu.

Tu opíšete profesionálne zručnosti, v ktorých ste si istí. Zoznam môže byť takýto:

• sebavedomý používateľ PC;
• vlastníctvo kancelárskeho vybavenia (prevod);
• skúsenosti s dôvernými údajmi;
• znalosť obchodnej etikety, obchodnej korešpondencie;
• schopnosť pracovať s veľkým množstvom informácií;
• schopnosť pracovať v multitaskingovom prostredí;
• kompetentný prejav (ústny a písomný);
• znalosť správy záznamov;
• skúsenosti so zhromažďovaním dokumentácie o podávaní správ;
• schopnosti vybavovať korešpondenciu;
• skúsenosti s organizovaním obchodných stretnutí, rokovaní;
• zručnosti v používaní relevantných metód zberu informácií a ich následnej analýzy;
• znalosť základov psychológie podnikania.

Nie je potrebné písať len taký dlhý zoznam. Uveďte 5-6 kľúčových zručností, ktorých vlastníctvo nebude prehnané. Použite „živé“ frázy na opis svojich vlastných zručností: „schopnosť robiť...“, „vlastniť toto“, „vedomosť o tom“.

Zamestnávateľ číta tento bod obzvlášť pozorne. Medzi úspechy patria úspešné projekty, na ktoré ste osobne dohliadali a, samozrejme, povýšenia, certifikáty, poďakovanie. Možno sa niektoré z iniciatív, ktoré ste predložili, udomácnili na tom istom pracovisku.

Aj keď sa vám zdá, že úspechy z minulosti sa na nové pôsobisko nevzťahujú, môžu sa stať dodatočnými znakmi vášho profesionálneho portrétu. To platí najmä pre organizačné schopnosti, ktoré sú pre výkonného asistenta cenné.

Napíšte doslova 3-4 vety, ktoré dodajú vášmu portrétu jas. Napríklad žiadateľ má rád beh, každoročne sa zúčastňuje maratónov. To môže naznačovať vašu dôslednosť, pevnú vôľu, odhodlanie k zdravému životnému štýlu. Tu môžete tiež špecifikovať váš rodinný stav, prítomnosť detí, vodičský preukaz.

Ide o obchodný dokument, ktorý musí spĺňať náležitosti obchodnej korešpondencie.

Ako vyzerá štruktúra dokumentu.

• pozdravujem. Neosobný dokument nevyvoláva prijatie, personifikovaný na podvedomej úrovni vyvoláva súhlas. Treba sa vyhnúť neformálnym odvolaniam. Napíšte „Dobré popoludnie!“, „Dobrý deň!“, Všetky ostatné hovory nie sú také úspešné.
• Hlavná časť. Uveďte, z akého zdroja ste sa o práci dozvedeli. Uveďte pozíciu, na ktorú sa nominujete. Vysvetlite, prečo je pozícia pre vás ako profesionála atraktívna. Jednu alebo dve vety opíšte svoje skúsenosti, ktoré sú pre túto prácu dôležité.
• Záverečná fráza... Poďakujte osobe, ktorá list číta, za pozornosť, ktorú vám prejavuje, všimnite si ochotu stretnúť sa a dohodnúť si rozhovor.
• Rozlúčka... Stačí napísať „S úctou, celým menom“.
• Kontaktné údaje. A hoci je táto informácia v texte životopisu, nebolo by od veci ju tu spomenúť.

Každý odsek začína novým odsekom a nemôže presiahnuť 3 vety. Sprievodný list je stručný dokument dizertačnej práce. Jeho silnou stránkou bude jedinečnosť a relevantnosť.

Vzorová vzorka životopisu výkonného pracovníka pre pozíciu výkonného asistenta vám pomôže napísať vašu vlastnú bielu knihu.

Černovová Julia Igorevna

Voľné pracovné miesto: asistent manažéra

Osobné údaje: miesto bydliska -…, dátum narodenia, rodinný stav. Tu môžete uviesť aj svoje kontaktné údaje.

vzdelanie: Pedagogická univerzita Ďalekého východu. Fakulta - Cudzie jazyky. Špecialita "Učiteľ angličtiny". 2008-2013 Kurzy: Vysoká škola ekonómie a služieb, Moskva. Názov kurzu „Sekretárka – referentka“, 2017

Pracovné skúsenosti: od roku 2017 do roku 2019 pracoval ako tajomník spoločnosti "Smart House" v Moskve. Predtým v rokoch 2013 až 2017 pracovala ako tajomníčka vzdelávacieho oddelenia Moskovskej pedagogickej školy.

Zodpovednosti:

• plánovanie a koordinácia pracovného harmonogramu manažéra;
• organizovanie stretnutí, rozhovorov, rokovaní;
• kontrola prichádzajúcej a odchádzajúcej dokumentácie;
• technická pomoc hlave;
• včasný prenos dokumentov do hlavy;
• Obchodná korešpondencia;
• pracovať s pomocným personálom;
• vedenie elektronických katalógov vnútropodnikovej dokumentácie.

Kľúčové schopnosti:

• vysoká úroveň gramotnosti (vrátane počítačovej gramotnosti);
• znalosť angličtiny perfektne, nemčina - nadpriemerná;
• znalosť obchodnej etikety.

Úspechy: nie viac ako 3 (certifikáty, poďakovanie, pridelené kategórie, dohľad nad komplexnými projektmi).

Osobné kvality: nie viac ako 5. Napríklad: organizovanosť, sebavedomie, benevolencia, vynaliezavosť.

Ďalšie informácie: Vodičské skúsenosti (kategória B) - 6 rokov.