Kto je asistent tajomníka a čo robí?

Pozícia sekretárky je pre mnohé ženy dlhodobo najžiadanejšia. Predtým sa od takéhoto zamestnanca spravidla nevyžadovalo prakticky nič, okrem atraktívneho vzhľadu. Teraz sa však všetko zmenilo, niekedy je takýto zamestnanec dôležitou súčasťou tímu a musí byť pripravený vykonávať mnohé funkcie. V dôsledku toho je často pracovne vyťažený. Prečítajte si o tom, aké sú tieto povinnosti, aké požiadavky musia byť splnené, aby ste dostali pracovnú ponuku, prečítajte si v tomto článku.

Profesia sekretárky siaha až do čias starovekého Ríma. „Sekretármi“ boli dôverníci cisárov – muži s veľkým politickým vplyvom. Toto povolanie dostalo svoj nový začiatok počas prvej svetovej vojny, no znamenalo to už vykonávať úplne iné povinnosti. Doteraz sa zachovali len ozveny pôvodného významu „tajomník“ v podobe funkcií ako generálny tajomník a štátny tajomník.

Povolanie sekretárky-asistentky si v dnešnej dobe vyžaduje výkon prác súvisiacich s dokumentmi, organizáciou kancelárskej práce, správou kancelárskej techniky a ďalšími funkciami. Komunikačné schopnosti a pozornosť sa považujú za dôležité zručnosti asistenta tajomníka. Predpona „referent“ znamená, že zamestnanec bude so šéfom komunikovať o rôznych pracovných záležitostiach. Je zrejmé, že konkurencia medzi záujemcami o túto pozíciu je vysoká, najmä vo veľkých firmách alebo spoločnostiach. Špecifiká zručností, ktoré musí mať sekretárka, môžu niekedy závisieť od oblasti činnosti firmy.Jednoducho povedané, v technologickej marketingovej firme bude musieť sekretárka poznať zložitosť obchodných rokovaní. Nie je to však vôbec potrebné, pre každú spoločnosť je všetko individuálne.

Veľké náborové spoločnosti argumentujú, že táto pozícia spolu s pozíciou vodiča a inými podobnými prácami zahŕňa veľa nadčasov. Ľudia na týchto pozíciách sú nútení prispôsobiť sa harmonogramu svojich nadriadených a byť pripravení pracovať takmer 24 hodín denne, 7 dní v týždni. V súčasnosti si získavajú obľubu „virtuálne sekretárky“, ktoré plnia väčšinu úloh bežnej sekretárky pre tie spoločnosti, ktoré nemajú možnosť prenajať si kanceláriu alebo to jednoducho nerobia z dôvodu úspory nákladov. Samostatne je potrebné poznamenať dôležitosť vzhľadu sekretárky. Sekretárka by sa mala obliekať v obchodnom štýle, vyhnúť sa svetlému, okázalému a nevhodnému make-upu a účesom.

Tento dokument obsahuje všetky povinnosti súvisiace s činnosťou zamestnanca. Popis práce obsahuje aj práva zamestnanca a popis požiadaviek na neho. Tento dokument obsahuje informácie o tom, kto bude musieť nahradiť zamestnanca počas jeho neprítomnosti. Za zmienku stojí aj skutočnosť, že v prípade potreby je možné upraviť a zmeniť popis práce. To sa môže stať v nasledujúcich prípadoch.

• Zmena povinností tajomníka-asistenta.
• Vzhľad zmien v dokumentácii organizácie.
• Vzhľad zmien v štruktúre organizácie.

Nižšie sú uvedené hlavné povinnosti asistenta tajomníka.

• Častokrát je osoba v tejto pozícii zodpovedná za vybavenie kancelárie kancelárskymi potrebami. V prípade potreby by si mal objednať aj potraviny. Priamou zodpovednosťou sekretárky je objednať chladič vody a sledovať jeho plnosť.
• Sekretárka-asistentka musí prijať hovory pre manažéra a urobiť ich „vylúčenými“.
• Musí tiež zorganizovať postup prijímania návštev.
• Osoba na tejto pozícii je priamo podriadená generálnemu riaditeľovi spoločnosti. Väčšina vykonávaných povinností teda bude súvisieť s jeho požiadavkami a príkazmi.
• Do zoznamu zodpovedností patrí aj príjem a odosielanie prijatej a odoslanej korešpondencie, príprava prípadných potrebných dokumentov na požiadanie generálneho riaditeľa, kontrola dokumentov, ktoré riaditeľ potrebuje podpísať.
• Sekretárka tiež prenáša potrebné informácie od riaditeľa k zamestnancom a naopak, podľa potreby volá zamestnancov k riaditeľovi.
• Tento zamestnanec tiež často komunikuje s administratívnym oddelením. Niekedy sa môže s pracovníkmi tohto oddelenia skoordinovať na zabezpečení kancelárskych potrieb a vybavenia. Na rozdiel od prvého bodu opísaného vyššie, tento bod nie je vždy uvedený v popise práce asistenta tajomníka.
• Sekretárka musí rezervovať letenky a rezervovať hotelové izby pre prípad, že riaditeľ alebo iní zamestnanci odídu na služobnú cestu.
• V niektorých organizáciách je sekretárka povinná informovať vedenie a/alebo ostatných zamestnancov o nadchádzajúcich oslavách, narodeninách zamestnancov a sviatkoch. Niekedy to robí personalista.
• Sekretárka musí každý deň pripraviť kanceláriu riaditeľa na začiatok nového dňa – rozsvietiť svetlo, kancelárske vybavenie (tlačiareň, počítač a pod.), pripraviť potrebné dokumenty.

Sekretárka-asistentka musí byť zodpovedná za tok dokumentov a nemá právo zverejňovať dôverné informácie. Takýto zamestnanec je zodpovedný za bezpečnosť dokumentov a ich včasné predloženie úradom. Tajomník zodpovedá za nesplnenie povinností predpísaných v pracovnej náplni, t. j. za neplnenie si svojich pracovných úloh, vrátane porušenia ako meškanie. Zamestnanec môže mať problémy, ak je pri práci s dokumentáciou nedbalý.

Zodpovednosť nesie za sprístupnenie dôverných informácií, ktoré patria do kategórie „obchodného tajomstva“. Zamestnanec má zakázané poškodzovať inventár, najmä nábytok, ktorý mu bol poskytnutý alebo ktorý patrí spoločnosti. Tajomník je zodpovedný za netaktné alebo hrubé zaobchádzanie so zamestnancami. Keďže so všetkými ostatnými zamestnancami komunikuje takmer denne, sekretárka by mala byť nekonfliktná a diplomatická.

V prvom rade má tajomník-asistent právo požadovať od rôznych zamestnancov rôzne dokumenty, ktoré potrebuje k práci. Sekretárka môže prijaté telefonáty distribuovať v závislosti od ich dôležitosti podľa vlastného uváženia. To isté platí pre postup prijímania návštev na recepcii. Od zamestnancov môže požadovať aj vysvetlenie, ak došlo k disciplinárnemu priestupku. Tajomník-asistent má tiež prístup k dokumentom klasifikovaným ako "dôverné".

Prepustiť alebo prijať takého zamestnanca môže len generálny riaditeľ a nie vedúci oddelenia alebo oddelenia ako v iných prípadoch. To isté platí aj o udeľovaní pokarhania. Tajomník môže navrhnúť manažmentu na zlepšenie správy dokumentov alebo postupov riadenia. Môže tiež optimalizovať niektoré pracovné postupy. Ako každý iný zamestnanec má právo požadovať vytvorenie pohodlných pracovných podmienok a môže dokonca ústne požadovať vysvetlenie od zamestnancov, ktorí porušujú pracovnú disciplínu.

Práca tajomníka sa spravidla hodnotí na základe jeho pracovitosti a výkonnosti. Ostatné zručnosti sú teda druhoradé. Zamestnanec musí vedieť komunikovať s ľuďmi, vyjednávať, mať dobre podaný prejav. Musí vedieť riešiť rôzne organizačné záležitosti, používať kancelárske programy Microsoft - Excel, Power Point, Word a iné.

Neexistujú žiadne prísne požiadavky na vzdelanie, ako aj na prijatú špecializáciu. Musí však existovať vzdelanie, aj keď špecializované stredné. Uprednostňovaní sú absolventi práva z dôvodu, že väčšina ich práce súvisí s vedením evidencie. Prax minimálne 1 rok je vítaná. Alternatívou k pracovným skúsenostiam môže byť absolvovanie kurzov sekretárskeho vzdelávania.

V zahraničných firmách môže byť od budúceho zamestnanca vyžadovaná znalosť konkrétneho cudzieho jazyka. Tajomník by mal vedieť správne vyjadrovať svoje myšlienky, písať a zostavovať dokumenty bez gramatických chýb.

Dopyt po tomto povolaní je veľký. Takéto aktivity sú spravidla najvhodnejšie pre mladých odborníkov, ktorí nedávno ukončili štúdium na vzdelávacích inštitúciách. Táto aktivita je skvelou príležitosťou naučiť sa štruktúru práce spoločnosti. Verí sa, že na tejto pozícii môžete získať dobré zručnosti budúceho dobrého manažéra. Keďže sekretár-asistent vykonáva široké spektrum úloh, je dôležitým a potrebným zamestnancom aj pre tie najmenšie firmy.